Manualen

Vores håndbog til intern brug på klinikken

Senest opdateret d. 1. februar 2024

Vælg Kategori

Om manualen

Denne manual er lavet til de psykologer, der samarbejder med UngTerapi, og kan bruges som et opslagsværk, hvis man kommer i tvivl om forskellige procedurer.

Der er både praktiske anvisninger til computersystemer, men også faglige retningslinjer ifm. Håndtering af forskellige klientsituationer. Sidstnævnte skal dog ikke ses som uomgængelige regler, men snarere som et udtryk for UngTerapis idealer for god skik og praksis ifm. Det psykoterapeutiske arbejde, der dog altid skal kombineres med psykologens egen forståelse.

Start med at kigge i manualen hvis du har spørgsmål

Når der opstår noget man bliver i tvivl om i det daglige arbejde på klinikken, så start med at se om du kan finde svar i manualen.

Der er stor sandsynlighed for at du får svar på dit spørgsmål ved at kigge i manualen.

Vi opdaterer manualen ved behov, så hvis du ikke kan få svar på dit spørgsmål ved at kigge på denne side, så skriv dit spørgsmål til os i kontaktformularen nederst på siden.

Opstart i UngTerapi

Når der er blevet indgået en samarbejdsaftale mellem dig og UngTerapi, er det typisk sket gennem et formøde, samt ved godkendelsen af en kontrakt. Denne kontrakt skal være underskrevet af både psykologen og UngTerapi, og både være i psykologens og UngTerapis besiddelse fremadrettet.

Inden samarbejdet med UngTerapi starter op, er det vigtigt at få følgende ting på plads, så der kan bookes klienter ind i din kalender.

Du skal inden opstart have oprettet:

  • Cvr. nr. (Du har med 99% sandsynlighed brug for en enkeltmandsvirksomhed uden momsregistrering.)
  • Forsikringer
  • (firmakonto og revision)
  • Online kalender
  • Mail
  • Mobilepay-adgang
  • Profil på hjemmesiden
  • Bruger hos Sygeforsikring Danmark (som autoriseret psykolog)
  • Adgang til intern fælles facebookgruppe
  • Kontrakt om samarbejdsaftale – tegnes mellem UngTerapi og din virksomhed
  • Kontrakt om GDPR/Persondata – tegnes mellem UngTerapi og din virksomhed
  • Lokale – Hvis du lejer dig ind i vores lokaler i København, skal din virksomhed også have en kontrakt om lokaleleje.

Når du samarbejder med UngTerapi, er det vigtigt at du har dit eget cvr nr.

Dette kan du gøre inde på hjemmesiden www.virk.dk, hvor du relativt hurtigt kan oprette egen virksomhed.

OBS: Det er vigtigt at understrege, at UngTerapi forventer at samarbejdspartneren selv styrer og tager ansvar for, at virksomheden oprettes og fungerer ud fra det lovpligtige grundlag. Gennemgangen af informationer på denne hjemmeside omfatter de vigtigste aspekter, når man skal oprette egen virksomhed, men vi forventer, at samarbejdspartneren selv undersøger området nærmere, for at drive sin virksomhed korrekt og for at føle sig på et trygt grundlag.

Følg dette link for at opstarte virksomhed.

Du skal sørge for, at du har de lovpligtige forsikringer, det kræver at drive efter psykologpraksis.

Er du medlem af DP, er du automatisk omfattet af en kollektiv erhvervsansvarsforsikring, hvis du melder dig som virksomhedsejer i DPs medlemssystem.

Derudover er det en god idé at undersøge, hvorvidt du selv ønsker at være dækket af andre forsikringer, hvor du også kan søge rådgivning hos DP.

Når du har et cvr. nr., er det vigtigt – af hensyn til den årlige revision – at du skelner skarpt mellem din private økonomi og virksomhedens økonomi. I mange tilfælde kan det derfor godt betale sig at have en erhvervskonto hos din bank, så du er sikker på at ting ikke bliver blandet sammen. Dette er dog ikke et lovkrav.

I det hele taget er det en god idé, at du gemmer alle dine kvitteringer på køb i din virksomhed. Det kan både være i papirform eller elektronisk.

Hvert år skal der i din virksomhed laves et årsregnskab, hvilket du selv kan gøre, eller få en revisor til. Medmindre du er dygtig til matematik og tal, er det en rigtig god idé at få en revisor på, der hurtigt kan hjælpe dig. Det kan være en god idé at få kontakt til en revisor allerede ved virksomhedsopstart, da vedkommende kan rådgive dig til løbende at have gode vaner omkring dit regnskab, så revisoren ikke har et lige så stort arbejde, når årsregnskabet skal gøres op.

Vi anbefaler kraftigt at du benytter dig af et regnskabsprogram (Fx. de gratis regnskabsprogrammer Billy eller Dinero), der hjælper dig med at overskueliggøre dit regnskab.

For at vi kan oprette en profilside til dig og åbne din kalender, skal du have oprettet en profil og en kalender i vores bookingsystem.

Vi har brug for disse informationer

Til profilside

  • Et godt profilbillede
    • Hvis du har et professionelt foto, så send det.
    • Hvis du selv skal tage fotoet, så gå efter dette:
    • Skal have et imødekommende udtryk, i profil hvor skuldrene kan ses.
    • Gerne meget ekstra plads rundt om, så vi kan beskære og få dig over i sort/hvid så det passer til de øvrige billeder på hjemmesiden.
  • En god profiltekst. Må gerne være på 1200-1600 anslag eller mere.
    • Din personlige tilgang til psykoterapi
    • Hvad du brænder for som psykolog – særligt i forbindelse med unge
    • Et godt citat som kan fremhæves
    • Din tidligere erfaring
    • Et afsnit om din terapeutiske metode
    • Når du forfatter din tekst så husk, at du primært skriver til unge klienter, der har det svært. Skriv derved gerne venligt og let forståeligt, da et for højt lixtal kan virke fremmedgørende for klienten. Husk at det vigtigste med din profiltekst er, at klienten føler sig tryg og at du fremstår sympatisk,  venlig og selvfølgelig med høj faglighed.
  • Oversigt over de ydelser du tilbyder (Individuelle samtaler, parterapi, familieterapi, online terapi, kropsterapi, forældrepakker, forældresparring, forælder-ung-samtaler)
  • Oversigt over de emner du arbejder med. Vi har erfaring med, at en del unge sirligt gennemgår denne liste for at finde ud af om du kan hjælpe med netop dén problemstilling de kommer med. Derfor anbefaler vi at du medtager ALT, som du arbejder med. Du kan se en stor liste over emner på denne side.
  • Lad dig endelig inspirere af de andre psykologers profilsider. Dem finder du her. https://ungterapi.dk/moed-psykologerne/
  • Arbejdstelefonnummer, som klienter kan kontakte dig på.
  • Adresse (Hvis du har egne lokaler)
  • Fødeår
  • Alt ovenstående sendes til [email protected]

Til at kunne åbne din online kalender for booking:

  • Adresse (Hvis du har egne lokaler)
  • Ønskede arbejdsdage
  • Starttidspunkter for samtalerne (Fx. kl 09.00, kl 10.15, kl 11.30 osv.)
  • Alt dette sendes til vores sekretærer på [email protected]

Skriv til Laila, [email protected] så inviterer hun dig ind i gruppen.

^ Spring til toppen

Onlinebooq

UngTerapi benytter sig af kalendersystemet Onlinebooq.
Du vil få en bruger og et kodeord, som du kan logge ind med her:
https://ungterapi.onlinebooq.dk/v3/login

Når du er logget ind, har du adgang til din kalender, som du kan finde helt til venstre i fanebladene. Her kan du se dine klienter i kalenderen, og scrolle frem og tilbage i mellem ugerne.

Samtalen blev betalt online ved booking

Note til samtalen

Klippekort

Faktura

Bemærk info

Når du vil oprette en aftale med en klient, trykker du på det relevante sted i din kalender, hvorefter der fremkommer følgende tekstboks:

Her skal du vælge den rigtige kalender, klienten*, samt det rigtige tidspunkt. Herefter vælger du den rigtige service i systemet, hvorefter feltet ”varighed” automatisk vil blive udfyldt. ”status” kan bruges, hvis du senere registrerer at klienten ikke er mødt op til aftalen. ”farve” kan du selv vælge, hvis du ønsker at have dit eget farvekodesystem.

Du kan også selv lave en note til samtalen under ”note til aftalen”.

Herefter oprettes aftalen.

*hvis klienten ikke kan findes i systemet, skyldes det muligvis at et mellemnavn er undladt. Undlad så vidt muligt at oprette en ny klient, da klienten bør være oprettet korrekt i systemet for overhovedet at være blevet booket ind til første samtale.

Det er meget vigtigt, at du får lavet en faktura ved dine afholdte samtaler, idet er vigtigt for UngTerapis samlede regnskabsføring. Så tjek gerne månedligt, at alle dine aftaler har fået en korrekt faktura.

Når en samtale er gennemført, og betalingen er registreret, højreklikker du på aftalen i kalenderen, hvorefter der fremkommer følgende:

Tryk på ”opret faktura”, hvorefter du vil se følgende tekstboks:

Her står klientens navn, dato, produkt og pris som regel udfyldt, men dobbeltjek at det er korrekt.

  • Autoriserede psykologer skal vælge ydelser hvor servicen indeholder teksten: (kan give tilskud hos Danmark)
  • Psykologer uden autorsiation skal vælge ydelser hvor servicen IKKE indeholder teksten: (kan give tilskud hos Danmark)

Herefter trykkes på ”godkend”, hvorefter tekstboksen lukkes, og der fremkommer et faktura-ikon på aftalen.

Fakturaikonet ser sådan her ud i kalenderen. Det betyder at der er oprettet faktura:

Særlig procedure for fakturering af klippekort: 

  1. Først oprettes klippekortet.
  2. Derefter oprettes faktura på delbeløbet for hver enkelt samtale. Det gør du også til efterfølgende samtaler.
  3. Betaling registreres, ellers får klienten ikke tilskud fra Danmark (valgfrit om du vil registrer betaling, hvis du ikke er autoriseret psykolog)

Når en samtale er gennemført, og betalingen er registreret, højreklikker du på aftalen i kalenderen, hvorefter du kan oprette en faktura som vist ovenfor.

OBS: Det er vigtigt at der kun faktureres delbeløb for hver enkelt samtale, og ikke for hele klippekortet.

Hvordan sletter jeg en faktura?

Metode 1 – På kundekortet

  • Åbn kundekortet
  • Gå til Fakturaer
  • Tryk på de tre prikker
  • Tryk slet
  • Herefter kommer der en kreditnota (Faktura hvor betalingen går den omvendte vej) der svarer til den faktura du har slettet.
  • VIGTIGT: Husk at oprette en ny faktura efterfølgende, så du sørger for at betalingen bliver korrekt oprettet i systemet.

Metode 2 – I fakturaoversigten

Hvis du er kommet til at lave en forkert faktura, kan du ikke gå ind og slette den direkte, men du skal gå ind og lave det, der hedder en ”kreditnota”.

Det gør du ved at klikke ind på fanen ”fakturaer”, hvorefter følgende fremkommer:

Du skal IKKE gå ind og trykke ”opret kreditnota” i højre hjørne.

I stedet søger du efter den faktura, der skal slettes, finder den og sætter musen hen over de højre yderste prikker, ud for fakturalinjen:

Her kan du slette fakturaen direkte, hvorefter der vil fremkomme en kreditnota.

VIGTIGT: Husk at oprette en ny faktura efterfølgende, så du sørger for at betalingen bliver korrekt oprettet i systemet.

Forkert faktura

Har du lavet en forkert faktura, hvor du fx ikke har fået registreret, at klienten er medlem af Danmark, eller fået skrevet forkert dato eller beløb, skal du gøre følgende:

  • Find fakturaen i modulet “fakturaer” og søg på klientens navn.
  • Find den helt rigtige faktura, ved at kigge på datoerne.
  • Herefter trykker du ved de 3 prikker i højre side, hvor du får muligheden “slet”.
  • Når du har slettet fakturaen får du en “kreditnota”, da man ikke kan slette fakturaer, men i stedet lave kreditnotaer.
  • Herefter går ud ind på den oprindelige faktura, der stadig eksisterer, som så vil være registreret som “overbetalt”.
  • Du skal nu gå ned i bunden og slette betalingen. Det gør du ved at trykke på de 3 prikker ved siden af betalingen og trykke “slet”.
  • Fakturaen vil dermed ikke længere stå som betalt, og du kan nu gå tilbage ind i kalendersystemet under aftalen, højreklikke og lave en ny faktura, som du gjorde før.

Vælger en klient at købe et klippekort ved dig, skal du oprette det på klientens profil.

Det gør du ved at finde klienten i systemet under ”kunder”, hvorefter der fremkommer følgende:

Du klikker ind på fanen ”klippekort”, hvorefter følgende fremkommer:

Herefter trykker du oppe i højre hjørne på ”tilføj klippekort”, hvorefter følgende fremkommer:

Nu skal du vælge det rigtige klippekort og trykke ”tilføj”.

Det er meget vigtigt at du vælger det rigtige klippekort, der har den rigtige pris, ellers vil der gå kludder i den senere fakturering.

Herefter vil det se således ud:

Du er nu klar til at booke kommende aftaler ind på klientens klippekort.

Når du fremadrettet skal oprette en aftale, vil muligheden for at bruge klippekortet fremkomme, når der skal vælges ydelse:

Hvordan åbner/lukker jeg min kalender?

Skriv til Laila på [email protected] så sørger hun for at lukke kalenderen og informere sekretærerne.

Du skal ikke selv åbne/lukke kalenderen.

Klienterne kan tilmelde sig vores online venteliste, hvis de ikke kan få tid hos en psykolog.

Det er vigtigt, at du orienterer dig i ventelisten, før du selv åbner op for ny tilgang, da klienterne på ventelisten skal prioriteres først.

Du finder ventelisten her:

Hvad er proceduren for journaldeling / overlevering ved skift af psykolog?

Journaler er aflåste for alle andre end journalforfatteren i OnlineBooq. Det betyder, at man skal anmode om adgang til journalmateriale, hvis man overtager en klient fra en tidligere/anden psykolog i UngTerapi.

Processen er: 

Step 1:

Alle parter skal give samtykke til overlevering her: https://ungterapi.dk/overlevering/

  • Klienten
  • Ny psykolog – OBS: Det er den nye psykolog, som har ansvar for at indhente samtykker fra klient og tidligere psykolog.
  • Tidligere psykolog

Hver gang der er givet samtykke, havner det som e-mail hos sekretærerne.

Step 2:

Ny psykolog sender anmodning i Onlinebooq om adgang til journal. (Kundekort -> Journal -> Anmod om adgang)

Step 3:

Såfremt alle parter samtykker, modtager sekretærer samtykkerne og uploader billede på kundeprofilen.
Sekretærer godkender anmodning og sætter psykologerne i forbindelse med hinanden.
Er samtykke ikke udfyldt af alle parter, godkender sekretærerne altså IKKE en anmodning i Onlinebooq om journaldeling.

Hvad hvis min klient ikke ønsker overlevering eller samtykke fra tidligere psykolog ikke kan opnåes?

Hvis en af parterne ikke samtykker, kan der i stedet oprettes en ny profil til klienten, hvor det tydeliggøres at klienten har en tidligere profil. Det kan fx gøres ved at skrive (klient navn) efterfulgt af “GAMMEL” eller (klient navn) “NY” ved den nye profil.

En anden mulighed: 

Det kan også foregå den anden vej, hvis man som journalforfatter ved, at en ny UngTerapi-psykolog skal overtage ens klient.
Læs mere her under ‘Øvrige tredje part’:
https://www.dp.dk/raadgivning/lovgivning/udlevering-af-journaloplysninger/

Hvis du har gjort et ærligt forsøg på at løse dit problem og er temmeligt sikker på at den funktion du leder efter mangler, så kan du skrive til [email protected].

De er rigtig flinke og servicemindede og har ofte lavet systemændringer, vi har bedt om.

^ Spring til toppen

Sygeforsikring “danmark”

Oprettelse i Sygeforsikring Danmark

Er du autoriseret psykolog, skal du oprette en behandlerprofil hos “danmark”.

Følg dette link: https://www.sygeforsikring.dk/d-service/tilmeld

Når du har udfyldt de pågældende oplysninger, går der gerne ca. 1 uge, hvorefter du vil modtage dine login-oplysninger med posten. Sørg derfor for at oprette dig hurtigst muligt i systemet – meget gerne inden opstart.

Her skrives en mail om, at man ønsker en integration med kalendersystemet ”onlinebooq”. Opstår der vanskeligheder her, kontakt da [email protected].

Når du har et login til d-service, skal du løbende indberette til Sygeforsikring Danmark efter endte samtaler. Du kan ikke indberette mere end 3 mdr. bagud, og for at klienten kan modtage kompensationen hurtigst muligt, er det bedst at indberette løbende.

Indberetning hos “danmark”

Du skal bruge:

  • Klientens cpr nr.,
  • Navn
  • Dato for samtalen
  • Faktura nr.

For at klienten er berettiget til kompensation fra Sygeforsikring Danmark, skal klienten have været tilmeldt sig forsikringen, før klienten startede i et psykologforløb hos dig. Klienten har over for Sygeforsikring Danmark angivet, at vedkommende ikke har modtaget psykologhjælp inden for 1
år.

Vær dermed omhyggelig med kun at indberette samtaler, der kan dateres til et tidspunkt, hvor klienten har været medlem af Sygeforsikring Danmark. I værste fald, skal klienten betale hele kompensationen tilbage, og dette skal klienten naturligvis gøres opmærksom på.

Sådan integrerer du Onlinebooq og “danmark”

Indstillinger –> Udvidelser –>  Integrationer –> Sygeforsikring “danmark” –> Indstillinger –> Behandler / ydernumre –> Tilføj ydernummer

Skriv dit behandlernummer hos “danmark” i feltet Ydernummer og vælg behandlertypen Psykolog. Tryk Tilføj.

Gå derefter til fanen Kalendere – Find din egen kalender og find dit behandlernummer i drop-down menuen. Tryk Gem.

Indberetning til “danmark” gennem Onlinebooq

Når en klient er medlem af Sygeforsikring Danmark, kan der indberettes direkte igennem kalendersystemet.

Forudsætninger: Et behandlernummer fra Sygeforsikring Danmark og korrekt opsat integration mellem Danmark og Onlinebooq.

Når kalendersystemet er sat korrekt op med Sygeforsikring Danmark, kan der indberettes. Det kræver dog, at klienten er registreret som medlem af Danmark, herunder det korrekte gruppenr. Dette gøres enten når klienten oprettes i systemet af sekretærerne, eller inde under klientens brugeroplysninger.

Når der skal indberettes, gøres dette på følgende måde:

  1. Opret en faktura på klientsamtalen ved at højreklikke (se punkt med ”faktura”)
  2. Herefter gennemtjekkes at alle oplysninger er korrekte – læg mærke til at der gerne skulle komme et felt frem med indberetning til Danmark
  3. fakturaen oprettes, og den tjekkes af som ”betalt” ved at højreklikke igen. Dette er vigtigt, ellers indberettes der ikke.
  4. Der sikres at indberetningen er gået igennem ved at læse i bunden af fakturaen. Her står der hvilken status indberetningen har hos Danmark. Nogle gange er dette vigtigt at tjekke igennem efterfølgende, så man er sikker på at den ikke er blevet afvist.

OBS! I tilfælde af gentagende afvisninger fra Sygeforsikring Danmark, på trods af at ovenstående punkter er fulgt korrekt, tag her kontakt til Danmark inde på d-service.

Indberetning af klippekort til “danmark”

Idet indberetningen til Sygeforsikring Danmark foregår igennem faktureringen, er det vigtigt at der faktureres ved hver samtale. Når der er tale om klienter på  klippekort, er det derfor meget vigtigt at disse klienter registreres i systemet med klippekort.

Læs derfor afsnittet om klippekort grundigt igennem, og sørg for at hver klient, der køber et klippekort, får tilføjet et klippekort til sin brugerprofil, hvorfra der trækkes et klip ved hver ny aftale i kalenderen.

På denne måde, kan indberetningen til Sygeforsikring Danmark foregå problemfrit.

Fejl i indberetning

Siden fakturering og indberetningen til Sygeforsikring Danmark hænger sammen, er det vigtigt, at der faktureres rigtigt. Kommer man dog til at fakturere en samtale med forkert ydelse, beløb eller andet, skal man ind og lave en kreditnota. Se hvordan du gør det i afsnittet om Onlinebooq, (hvordan sletter jeg en faktura?)

Når kreditnotaen er lavet, kan du ikke højreklikke på samtalen igen, og lave en korrekt faktura, da der ligger en faktura+kreditnota på samtalen i forvejen. Du skal derimod ind under fanen ”faktura” og oprette den manuelt på klientens navn.

Er fakturaen indtastet korrekt, vil det også fremgå af fakturaen, at den indberettes til Sygeforsikring Danmark. Husk at markere den som betalt.

Det virker stadig ikke…

Hvis din klient ikke modtager sit tilskud, skal du tjekke følgende:

  • Er fakturaen korrekt, og står der, at den indberetter?
  • Er klientens registreret med CPR. Nr. og i den rigtige gruppe?
  • Er betalingen registreret?
  • Modtager klienten tilskud hvert kvartal eller hver måned? (dette skal klienten selv ringe ind og spørge om)
  • Har klienten brugt al sit tilskud (7200 kr. årligt)

Hvis det stadig ikke virker, så kontakt [email protected]

Forsikringsklienter med direkte betaling fra “danmark”

OBS: Vi foretrækker at klienterne selv lægger ud for samtalerne og selv sørger for at få refusion fra forsikringsselskabet. Det er langt mindre bøvlet for os.

Nogle forsikringsselskaber (Fx. Danica) lader Sygeforsikring “danmark” håndtere deres betalinger. Så skal man sende fakturaen fra Onlinebooq ind til “danmark” via D-Service. Husk at notere CPR i feltet Ekstra Beskrivelse når du opretter fakturaen.

VIGTIGT: Du skal selv tjekke om betalingen er gået igennem, vi kan ikke gøre det for dig. UngTerapi får blot betalinger med teksten danmark ind på kontoen, så det er umuligt for os at spore hvilke samtaler betalingerne knytter sig til. Log ind på D-Service og tjek om betalingen er gået igennem før du sender faktura.

^ Spring til toppen

E-mail

Som samarbejdspartner i UngTerapi har du en mail, der som regel vil hedde: [email protected].

Du får din E-mail + midlertidigt password i forbindelse med din opstart i UngTerapi.
Ved første login på computer skal kodeordet skiftes til et nyt password, der skal opfylde alle disse krav:

  • Mindst 12 tegn
  • Store og små bogstaver, samt specialtegn skal indgå
  • Passwords må ikke genbruges på tværs af platforme
  • Alle passwords er personlige og må ikke videregives internt eller være ens.
  • Det må ikke være muligt for irrelevante personer, at få adgang til klienternes personfølsomme oplysninger, bl.a. Gennem fælles computere eller telefoner. Fælles computeradgang bør derfor begrænses.

Denne mail kan kobles op på din egen private mailkonto, men vær opmærksom på at forbindelsen skal være krypteret.

I henhold til den nye persondatalovgivning, skal du have en sikker mail, når du kommunikerer med klienter. Læs mere under afsnittet vedr. GDPR.

https://mail.protonmail.com/login

Eller i appen til din mobiltelefon

Hvor downloader jeg appen?

Alle mails sendt internt mellem @ungterapi.dk -adresser er automatisk krypterede, og du behøver ikke at gøre mere.

Skal du sende en e-mail ud af huset, skal den krypteres hvis den BÅDE indeholder:

  1. Personhenførbare oplysninger OG
  2. Personfølsomme oplysninger ELLER Fortrolige oplysninger (Fx. CPR-nummer) ELLER Strafbare forhold

Det kritiske er altså, om det er muligt at oplysningerne i pkt 2 kan HENFØRES til en bestemt person (også i kombination med andre oplysninger).

Husk at der også kan være den slags oplysninger i mailen hvis du besvarer en e-mail. I de tilfælde kan du:

  • Slette klientens tekst nederst i mailen.
  • Svare mailen i en ny tråd, så informationerne ikke cirkulerer rundt nede i bunden af en mailtråd.

Eksempler:

Du må GERNE sende en ukrypteret mail med personhenførbare oplysninger hvis emailen ikke indeholder Personfølsomme/Fortrolige/Strafbare forhold.
Eksempel: “Kære Lars Larsen. Husk din aftale på torsdag d. [dato] kl 9.00.” Der er ingen følsomme informationer her.

Du må GERNE sende en ukrypteret mail med oplysninger som er personfølsomme/fortrolige/vedrører strafbare forhold, hvis de IKKE kan henføres til en bestemt person –  heller ikke i kombination med andre oplysninger.
Eksempel: “Jeg har haft en klient som er depressiv pga et anstrengt forhold til sine forældre og mange nederlag i sin opvækst.” Det er ikke muligt at henføre disse oplysninger til en bestemt person, heller ikke i kombination med andre oplysninger.
VÆR OPMÆRKSOM PÅ: Hvis beskrivelsen bliver så specifik, at man ud fra beskrivelsen vil kunne regne ud hvem det er i kombination med andre oplysninger eller hvis man fx. kender personen godt, så skal emailen krypteres.
Eksempel: “Jeg har haft en klient som er depressiv pga et anstrengt forhold til sine forældre og mange nederlag i sin opvækst. Han har fået en dom for et bankrøveri i juni 2019”. Her vil man kunne indhente oplysninger et andet sted fra, fx om domsafsigelser for bankrøverier begået i juni 2019, og derigennem identificere klienten. Derfor skal vil en mail med denne type oplysninger skulle krypteres.

Du må IKKE sende en ukrypteret mail, som indeholder BÅDE personhenførbare oplysninger og følsomme/fortrolige oplysninger/vedrører strafbare forhold.
Eksempel:“Lars Larsen (Personhenførbart), CPR 010190-1234 (Fortroligt), er depressiv pga et anstrengt forhold til sine forældre og mange nederlag i sin opvækst (Personfølsomme oplysninger – Helbred). Han har begået et bankrøveri i juni 2019 (Strafbare forhold).” Det er IKKE nødvendigvis ulovligt at sende denne type mail hvis den har et legitimt formål. Men det er absolut nødvendigt at e-mailen sendes krypteret for at undgå at disse oplysninger bliver tilgængelige for uvedkommende.

Hvad er personhenførbarhed?

Det er oplysninger som – alene eller i kombination med andre oplysninger – kan bruges til at identificere en bestemt person.

  • Navn
  • Adresse
  • Personnumre
  • (Eller oplysninger om økonomi, skat, gæld, væsentlige sociale problemer, andre rent private forhold, sygedage, tjenstlige forhold, familieforhold, bolig, bil, eksamen, ansøgning, CV, ansættelsesdato og -stilling, arbejdsområde og arbejdstelefon.)

Hvad er personfølsomme oplysninger?

Følsomme personoplysninger er udtrykkelig afgrænset i databeskyttelsesforordningen, og adgangen til at behandle sådanne oplysninger er snævrere end ved almindelige personoplysninger.

  • Race og etnisk oprindelse
  • Politisk overbevisning
  • Religiøs eller filosofisk overbevisning
  • Fagforeningsmæssige tilhørsforhold
  • Genetiske data
  • Biometriske data med henblik på entydig identifikation
  • Helbredsoplysninger
  • Seksuelle forhold eller seksuel orientering

Kun de oplysninger, der er nævnt ovenfor, er følsomme personoplysninger.

Fortrolige oplysninger og strafbare forhold

CPR-nummer er en fortrolig oplysning, og ellers vil jeg henvise hertil hvis i skulle komme i tvivl.
https://www.datatilsynet.dk/generelt-om-databeskyttelse/hvad-er-personoplysninger

Interne mails, dvs. mails mellem to adresser, der begge slutter på @ungterapi.dk er automatisk krypterede, så der behøver du ikke gøre noget.

Sådan gør du hvis du skal kryptere en mail som sendes ud af huset:

Metode 1 – Kryptér med fælles, ikke alment kendt viden

  • Skriv beskeden i ProtonMails webbrowser eller ProtonMail-appen.
  • Før du sender, tryk på hængelås-ikonet (Nederst til venstre på computer, nederst på mobilapp)
  • Vælg beskedadgangskode og evt. adgangskodetip. Hvis der skal sendes personfølsomme oplysninger til en klient kunne adgangskoden være en fælles, men ikke alment kendt viden som både psykolog og klient har, fx fortrolig viden som er opnået gennem terapien.
  • Vær opmærksom på, at en krypteret email udløber 28 dage efter afsendelse af e-mailen (ikke efter åbning). Det kan forkortes – men ikke forlænges – ved at trykke på timeglas-ikonet.

Metode 2 – Send kode til afkryptering gennem Signal

  • Download appen Signal til din egen mobiltelefon. Det er en besked-app med automatisk kryptering.
  • Tag kontakt til modtageren på SMS og sørg for at modtager også har Signal-appen.
  • Skriv din besked i ProtonMails webbrowser eller ProtonMail-appen.
  • Før du sender, tryk på hængelås-ikonet (Nederst til venstre på computer, nederst på mobilapp)
  • Vælg et svært password i ProtonMail og evt adgangskodetip
    • Send samme password til modtageren – men gennem Signal-appen.
    • Modtager kan nu bruge password sendt i Signal til at afkryptere email sendt fra Protonmail.
  • På den måde bliver de personfølsomme informationer sendt krypteret i Protonmail, mens nøglen til at bryde krypteringen også sendes krypteret men i Signal.
  • Vær opmærksom på: En krypteret e-mail udløber 28 dage efter AFSENDELSE (ikke efter åbning). Denne tidsperiode kan forkortes – men ikke forlænges – ved at trykke på timeglas-ikonet.

Metode 3 – Oplys kode i telefonopkald

  • Skriv beskeden i ProtonMails webbrowser eller ProtonMail-appen.
  • Før du sender, tryk på hængelås-ikonet (Nederst til venstre på computer, nederst på mobilapp)
  • Vælg beskedadgangskode og evt. adgangskodetip. Ring modtageren op og oplys kodeord til afkryptering via telefonen.
  • Vær opmærksom på, at en krypteret email udløber 28 dage efter afsendelse af e-mailen (ikke efter åbning). Det kan forkortes – men ikke forlænges – ved at trykke på timeglas-ikonet.

Læs mere om ProtonMail Secure Message: https://protonmail.com/support/knowledge-base/securemessages/
Læs Protonmails egen instruktion: Sådan krypterer du Emails til ikke-protonmailmodtagere: https://protonmail.com/support/knowledge-base/encrypt-for-outside-users/

Internt mellem vores egne emails der slutter på @ungterapi.dk, må du gerne sende personfølsomme oplysninger, fordi de er automatisk krypterede.

Når du skal sende personfølsomme oplysninger til andre e-mailadresser end vores egne, så skal de krypteres hvis de også er personhenførbare. Se uddybende beskrivelse i spørgsmålet ovenfor “Hvornår skal jeg kryptere en e-mail?”

Som udgangspunkt må du sende alt, MEN der kan være krav til kryptering og krav til at slette oplysninger i bunden af en mail når du besvarer mails.

Dér hvor du skal være særligt opmærksom er, når din e-mail indeholder:

  • Personhenførbare oplysninger OG
  • Personfølsomme oplysninger ELLER Fortrolige oplysninger (Fx. CPR-nummer) ELLER Strafbare forhold
  • Husk at der også kan være den slags oplysninger i mailen hvis du besvarer en e-mail. I de tilfælde kan du:
    • Slette klientens tekst nederst i mailen.
    • Svare mailen i en ny tråd, så informationerne ikke cirkulerer rundt nede i bunden af en mailtråd.

Opsætning af email-indstillinger

Indstillinger –> Konto 

Vis navn: Skriv dit navn og evt UngTerapi

Signatur: 

Her er et forslag:

Med venlig hilsen

Navn

Titel

UngTerapi (Med link til https://ungterapi.dk)

Adresse

Tlf: 60 80 87 09

Mobil: Dit telefonnummer

^ Spring til toppen

Betaling og afbud

Klienterne kan betale på følgende måder:

  1. MobilePay (85191) – Foretrækkes
  2. Kontooverførsel (Reg: 0400, Konto: 4019856173)
  3. Køb af enkeltsamtaler ved online booking
  4. Køb af klippekort ved online booking
  5. Kontant

MobilePay (85191) er den mest hyppige form for betaling. og klienten bedes gøre dette før samtalen eller så snart samtalen er afsluttet.
Som psykolog logger du ind med MyShop-appen og kan selv se betalingen her. Af den grund er det også denne betalingsmetode vi foretrækker.

Kontooverførsel (Reg: 0400, Konto: 4019856173) Klienten viser screenshot af betaling ved samtalens start. Er du i tvivl, eller har du ikke set betalingen, så skriv til [email protected] som har adgang til kontoen. Han skal bruge klientnavn, dato, beløb og evt navn på den forælder som har betalt.
Overførsel fra udenlandsk bankkonto: SWIFT / BIC: LOSADKKK, IBAN: DK6504004019856173

Enkeltsamtaler købt online ved booking: Hvis der er betalt online i forbindelse med booking kommer dette ikon frem på samtalen i kalenderen: 

Klippekort købt online ved booking: Klienten kan købe klippekort online ved booking. Du kan se betalingen under fanen “Online Ordrer”. Bemærk at der IKKE oprettes faktura samtidig med købet, hvilket bl.a. giver mulighed for at man kan indberette “danmark”-klienter løbende.

Kontant: Vi ønsker at undgå kontanter. men hvis klienten insisterer, så tag imod kontanterne og overfør fra egen private konto til MobilePay 85191. Husk at angive klient og dato for samtalen. Så svarer det til at du selv har hævet penge i en hæveautomat, mens UngTerapi så har fået betalingen digitalt.

MobilePay: Log ind på MyShop-appen og find betalingen.

Kontooverførsel: Skriv til [email protected] og oplys klientens navn, dato for samtale, beløb, evt. navn på forælder som har overført. Oscar tjekker kontoen og giver svar om betalingen er gået ind.

Klippekort betalt online ved booking: Hvis klienten har købt et klippekort online og har betalt i forbindelse med købet, kan betalingen findes under fanen “Online Ordrer”. Bemærk at der IKKE oprettes faktura samtidig med købet, hvilket bl.a. giver mulighed for at man kan indberette “danmark”-klienter løbende.

Online ved booking: Hvis dette ikon er på samtalen, er der betalt online ved booking:
Bemærk at der kan være betalt for klippekort. Åbn “Kundekort” (Klik på navn), Gå til fanen “Aftaler”, tryk på de tre prikker ud for aftalerne, vælg “Historik (log)”

Kontant: Vi ønsker at undgå kontanter. men hvis klienten insisterer, så tag imod kontanterne og overfør fra egen private konto til MobilePay 85191. Husk at angive klient og dato for samtalen. Så svarer det til at du selv har hævet penge i en hæveautomat, mens UngTerapi så har fået betalingen digitalt.

Vores foretrukne betalingsmetode er MobilePay, fordi du som psykolog selv kan tjekke betalingen gennem MyShop-appen.

Klienten betaler til MobilePay 85191

Du logger som psykolog ind på MyShop-appen og tjekker betalingen der.

Hvor kan jeg downloade MyShop-appen?

Du kan downloade MyShop-appen til både iOS (App Store) og Android (Google Play Store).

Du kan også finde MyShop-appen ved at søge på ‘MyShop’ i din App Store eller Google Play Store.

Hvordan logger jeg ind?

Du får loginoplysninger af sekretærerne ved din opstart. I forbindelse med login får man en engangskode, som kun virker i 10 minutter.

Kontooverførsel (Reg: 0400, Konto: 4019856173)

Klienten viser screenshot af betaling ved samtalens start. Er du i tvivl, eller har du ikke set betalingen, så skriv til [email protected] og til [email protected] som har adgang til kontoen. Vi skal bruge klientnavn, dato, beløb og evt navn på den forælder som har betalt.

Overførsel fra udenlandsk bankkonto: SWIFT / BIC: LOSADKKK, IBAN: DK6504004019856173

Overførsel fra udenlandsk bankkonto

SWIFT / BIC: LOSADKKK

IBAN: DK6504004019856173

Klienterne kan betale online i forbindelse med online booking af samtaler.

Hvis dette ikon er på samtalen, er der betalt online ved booking:

Bemærk at der kan være betalt for klippekort.
Åbn “Kundekort” (Klik på navn), Gå til fanen “Aftaler”, tryk på de tre prikker ud for aftalerne, vælg “Historik (log)”

Hvordan tjekker jeg betaling af klippekort gennem Onlinebooq?

Har klienten købt et klippekort og betalt online, fremgår det under fanen Online Ordrer.

Bemærk at der IKKE oprettes faktura samtidig med købet, hvilket bl.a. giver mulighed for at man kan indberette “danmark”-klienter løbende.

Vi ønsker at undgå kontanter. men hvis klienten insisterer, så tag imod kontanterne og overfør fra egen private konto til MobilePay 85191.

Husk at angive klient og dato for samtalen. Så svarer det til at du selv har hævet penge i en hæveautomat, mens UngTerapi så har fået betalingen digitalt.

Hvad er proceduren med studerende fra DIS?

UngTerapi har et samarbejde med DIS (En organisation der organiserer udvekslingsstuderende).

Procedure for DIS klienter

  • UngTerapi fakturerer 55 minutters terapi + 15 minutters rapportering pr. samtale, da der også er sat tid af til skrivearbejdet med administrationen og forsikringsselskabet. Derfor tæller 55 minutters samtaler som 55 + 15 = 70 minutters samtaler.
  • Samtalen kan findes under forsikringsydelser:
    • DIS-student 55+15 min: 1.300 kr (2024)
    • DIS-student 55+15 min hos autoriseret psykolog: 1.450 kr (2024)
  • I første omgang får den studerende bevilget 2 samtaler fra en medarbejder i DIS’ Care Team. 
  • Efter hver samtale: Medarbejderen fra Care Team, som har bevilget de første to samtaler, vil gerne modtage kortfattede tilbagemeldinger vedr. de studerende. (Er du i tvivl om hvem medarbejderen er, så prøv vores kontakt Helle Gjerlufsen, [email protected])
  • Besvar disse spørgsmål:
    • Is the student physically/emotionally/cognitively capable of attending classes and study tours, participating in and out of class activities including daily commute, interactions with their roommates/Danish hosts etc.?
    • Do you assess a need for ongoing treatment/therapy? If yes, please explain an estimated number of sessions. If the student has already received the allotted two sessions from DIS, please contact [email protected] directly to provide medical details necessary for the insurance company to assess additional coverage.
    • Is the student a risk to himself and/or others?
    • Der må gerne tilføjes yderligere (ganske kortfattet)
  • Efter to samtaler: Hvis du som psykolog herefter vurderer, at den studerende vil have brug for yderligere samtaler, skal der sendes en kortfattet ansøgning til forsikringsselskabet ERV ([email protected]), med angivelse af:
    • Hvor mange samtaler der søges om? (DIS plejer at godkende op til 5 samtaler ad gangen.)
    • Hvorfor (Evt. diagnose, plan for samtaler, men GANSKE kort).
    • ERV tager herefter stilling til ansøgning og giver direkte besked til psykolog om bevilling af yderligere samtaler. (De følger generelt de indstillinger, der kommer fra os).

Betaling – Vigtigt

Hver måned (eller efter endt behandling) sender du en opgørelse over afholdte samtaler med DIS-klienter.

Sådan gør du: Gå til https://ungterapi.dk/faktura/ og udfyld oplysningerne.

Derefter fakturerer Oscar og Charlotte forsikringsselskabet. Det er afgørende, at dette huskes, da vi ellers ikke får penge ind for samtalerne.
De faktureres til CVR 13058946 og sendes til Europæiske Forsikring. Faktura downloades fra regnskabsprogram og uploades her: https://www.europaeiske.dk/privat/formular/erhverv-skade-erhvervsrejseforsikring/
Alternativt kan de sendes krypteret hertil: [email protected]

OBS: Udeblivelser/sent afbud skal efter aftale med DIS sendes til [email protected] med angivelse af at den studerende er udeblevet. Derefter viderefakturerer DIS til klienten.

Forsikringsklienter

Hver gang man får en klient, hvor forsikringsselskabet betaler, så er det klart lettest og mindst administrativt tungt, hvis de selv lægger ud for forløbet og får penge retur direkte fra forsikringsselskabet.

Altså at hele proceduren kører uden om UngTerapi og ordnes mellem klient og forsikringsselskab. Forsøg derfor altid at få klienten til selv at kommunikere med forsikringsselskabet. Dette kan dog ikke altid lykkedes og derfor er der nedenfor en procedure for, hvordan I psykologer takler disse situationer.

Forsikringsklienter kan involvere forskellige forsikringsselskaber, hver med deres egne procedurer. For at minimere administrativt arbejde og sikre korrekt håndtering af forsikringskrav, skal psykologen udfylde følgende formular for hver forsikringsklient. Denne formular kan findes her.

Trin for trin-procedure:

  1. Psykologen skal indhente nødvendige oplysninger fra klienten, herunder betalingsgaranti og betingelser fra forsikringsselskabet. Dette skal uploades til Onlinebooq.
  2. Besøg formularen og udfyld den med følgende oplysninger:
    • Klienten ID nummer, som står på Onlinebooq. På denne måde sikrer vi os at vi overholder gældende GDPR-lovgivning
    • Antal sessions i den givende periode, som forsikringsselskabet dækker.
    • Eventuelle ekstra oplysninger eller kommentarer, der kan være relevante.
  3. Oscar vil derefter udstede en faktura til forsikringsselskabet baseret på de indsendte oplysninger.
  4. Når betalingen er modtaget fra forsikringsselskabet, vil Oscar markere samtalen som betalt i Onlinebooq.

Denne opdaterede procedure sikrer, at hver forsikringsklient behandles korrekt, og at nødvendig dokumentation sendes til Oscar via den angivne formular. Ydermere, vil det sikre, at vi modtager betaling for alle holdte samtaler.

Forsikringsselskabet mangler oplysninger på fakturaen

Der er mange forskellige forsikringsselskaber med hver deres krav til oplysninger på fakturaen.

Mangler der oplysninger på fakturaen, gør du sådan her:

  • Gå til kundekort –> Fakturaer –> Tryk på fakturaen –> PDF –> Tryk Download i øverste højre hjørne.
  • Fakturaen ligger nu som PDF på din computer.
  • Gå til https://www.ilovepdf.com/edit-pdf
  • Select PDF file – find filen på din computer.
  • Nederst på fakturaen kan du så tilføje de opysninger der er brug for. Behandlernavn er dit personlige fornavn og efternavn.
  • Bemærk at UngTerapis CVR nummer allerede fremgår af fakturaen, du skal ikke bruge CVR fra egen virksomhed når det kører gennem UngTerapi.

Forsikringsklienter med direkte betaling fra “danmark”

OBS: Vi foretrækker at klienterne selv lægger ud for samtalerne og selv sørger for at få refusion fra forsikringsselskabet. Det er langt mindre bøvlet for os.

Nogle forsikringsselskaber (Fx. Danica) lader Sygeforsikring “danmark” håndtere deres betalinger. Så skal man sende fakturaen fra Onlinebooq ind til “danmark” via D-Service. Husk at notere CPR i feltet Ekstra Beskrivelse når du opretter fakturaen.

VIGTIGT: Du skal selv tjekke om betalingen er gået igennem, vi kan ikke gøre det for dig. UngTerapi får blot betalinger med teksten danmark ind på kontoen, så det er umuligt for os at spore hvilke samtaler betalingerne knytter sig til. Log ind på D-Service og tjek om betalingen er gået igennem før du sender faktura.

Når en klient ikke har betalt, skal der selvfølgelig følges op.

Betalingerne skal følges op på med jævne mellemrum, og det er dit ansvar at der laves korrekte fakturaer i Onlinebooq.

Du kan vælge enten selv at kontakte din klient, eller tage fat i sekretæren ([email protected]) og bede dem om at tage kontakten til klienten. De har nogle “officielle” beskeder liggende, som kan sendes fra systemet.

Hos UngTerapi gælder specifikke afbudsregler, der er vigtige at alle psykologer følger.

Dette er med henblik på, at der ikke opstår særbehandling for visse klienter, og at der er overensstemmelse mellem det, UngTerapi kommunikerer ud, og hvad psykologen fortæller klienten. Erfaringen er, at giver man først dispensation ift. afbudsgebyr 1 gang, bliver det senere svært at håndhæve, hvis klienten igen aflyser for sent. Afbudsgebyrerne er – som så mange andre procedurer på klinikken – med til at skabe faste rammer, der gør klientforløbet trygt og
gennemsigtigt.

Afbudsgebyrer er til for at sikre psykologens indkomst, og er kutyme inden for samtlige sundhedserhverv, der arbejder i privat praksis.

UngTerapis afbudspolitik:

  • Klienter skal senest melde afbud dagen INDEN aftalen kl. 9.
  • Melder klienten afbud for sent, gælder den fulde pris for samtalen i afbudsgebyr.
  • Klienterne har fået information om disse regler på e-mail ved booking af samtalen, og bliver fortsat mindet om dette i deres påmindelses-SMS’er og e-mails, som de får 48 timer før samtalen.

Opstår der problemer med at indkræve afbudsgebyret, eller kan det gå ud over relationen, sendes opkrævningen af afbudsgebyret videre til sekretæren.

Er nogle meget utilfredse med det, er de velkomne til at kontakte Maja direkte ([email protected]).

OBS! Vær opmærksom på, at afbudsreglerne kan ændre sig i UngTerapi, og at man løbende har
ansvaret for at holde sig informeret.

Tilbagebetaling til klienter

Indimellem skal en klient have en tilbagebetaling – fx i forbindelse med en rettidig aflysning, hvor samtalen er betalt forud.

Sådan gør du:

  1. Send denne info om tilbagebetaling til [email protected]
    1. Klientens navn
    2. Dato for samtale(r) – evt om der er tale om delvis refusion fra et klippekort
    3. Oplysninger om betaling (eller screenshot)
    4. Klientens reg- og kontonummer. OBS: Hvis hele betalingen er sket via MobilePay (og der ikke skal laves en opdeling af beløbet), så kan vi også godt tilbagebetale beløbet via MobilePay hvis det er betalt inden for 90 dage.
  2. Victor stiller evt opklarende spørgsmål hvis der er noget som er uklart. Kan betalingen findes, bliver den godkendt og tilbagebetalt. Der kan gå op til 14 dage, men vi bestræber os på at det går hurtigere.

Tilbagebetaling af klippekort

Hvis en klient har købt et klippekort, og ikke ønsker at bruge alle klip, er det muligt at få tilbagebetalt det der er tilbage på klippekortet. For tilbagebetaling af klippekortet, skal sekretæren kontaktes.

Sekretæren skal bruge:

  • Navn
  • Antal aftaler der skal tilbagebetales
  • Pris for klippekort
  • Dato for klippekortsbetaling
  • Reg- og kontonummer der skal tilbagebetales til.

Det er dog vigtigt at vide, at den rabat, der gennem klippekortet er opnået på samtalerne herved modregnes.

Eksempel:

En klient har købt et klippekort på 10 samtaler med rabat til unge for en pris på 8.000 kr. Forløbet afsluttes efter seks samtaler og skal have fire samtaler tilbagebetalt.

De første fem samtaler konverteres til et 5-klippekort (4.250 kr). Den sjette samtale er afholdt til den almindelige pris uden klippekortsrabat (900 kr).

Der skal altså tilbagebetales: 8.000 kr. – 4.250 kr. – 900 kr. = 2850 kr.

^ Spring til toppen

Samarbejdet med UngTerapi

Opgavefordelingen i administrationen

Majas opgaver: ([email protected])

  • Leder af UngTerapi, herunder konceptudvikling og videreudvikling af UngTerapi
  • Supervision af ikke-autoriserede psykologer
  • Kurser
  • Ansvar for kontakt til DP og Sygesikring Danmark
  • Forfatte tekster til hjemmesiden
  • Sparring ifht komplekse sager som underretning, selvmordsrisiko mv.
  • Pressekontakt
  • Kvalitetssikring af terapiforløb

Lailas opgaver: ([email protected])

  • Leder af UngTerapi, herunder konceptudvikling og videreudvikling af UngTerapi
  • Rekruttering (i samarbejde med Maja)
  • HR, trivsel og samtaler
  • Oprettelse af psykologer i Onlinebooq
  • Åbne/lukke kalendre + ændring af arbejdstider
  • Oplæring af fastansatte psykologer
  • Syge- og feriemelding for fastansætte psykologer
  • Kurser
  • Overblik over samarbejdsaftaler, klienttal mm.
  • Kvalitetssikring af terapiforløb
  • Tilpasning af niveauet for markedsføring og behov for rekruttering

Amandas opgaver: ([email protected])

  • Sekretæropgaver
    • Passe klinikkens telefon og email
    • Visitation af nye klienter
    • Indkøb til klinikken i København
    • Kontakt til klienter ved gebyr, ændringer, køb mm.
    • Hjælpe psykologer med betalinger, fakturaer mv.
  • Tilføje nye psykologer til maillisten samt tilføje faste møder mm. til deres kalender
  • Ansvar for ventelisten
    • Kontakte klienter på ventelisten ifht. dato for seneste kontakt
  • Oplæring af freelancepsykologer

Kirstines opgaver: ([email protected])

  • Sekretæropgaver
    • Passe klinikkens telefon og email
    • Visitation af nye klienter
    • Indkøb til klinikken i København
    • Kontakt til klienter ved gebyr, ændringer, køb mm.
    • Hjælpe psykologer med betalinger, fakturaer mv.
  • Instagram og Facebook
  • Opdatering af telefonliste, fødselsdagsliste
  • Ansvar for at der indsamles og købes fødselsdagsgaver på Kvægtorvsgade
  • Oprettelse af skabeloner + standard-beskeder i Onlinebooq
  • Tjekke op på opgavefordelingen på klinikken på Kvægtorvsgade

Emmas opgaver: ([email protected])

  • Sekretæropgaver
    • Passe klinikkens telefon og email
    • Visitation af nye klienter
    • Indkøb til klinikken i København
    • Kontakt til klienter ved gebyr, ændringer, køb mm.
    • Hjælpe psykologer med betalinger, fakturaer mv.

Oscars opgaver: ([email protected])

  • Hjemmeside – Primært ansvarlig (Vigtigt: Informér sekretærer og Laila ved ændringer)
  • Statistik
  • Kontrakter
  • Markedsføring
  • GDPR
  • Økonomi generelt – Det meste er dog Victor som tager sig af daglige økonomi-opgaver.
  • Kvægtorvsgade generelt:
    • Lokaleplan
    • Fremvisninger
    • Kontakt til eksterne lejere
    • Håndværksopgaver
    • Kontakt til håndværkere

Victors opgaver: ([email protected])

  • Godkendelse af regninger og fakturaer fra freelancepsykologer. Gøre klar til betaling
  • Lønudbetaling til fastansatte og timelønnede
  • Tjek af betalinger på bankkonto
  • Tilbagebetalinger godkendes og klargøres til betaling
  • Fakturering for lokaleleje på Kvægtorvsgade
  • Bogføring, budget og resultatopfølgning
  • Fakturering af forsikringsselskaber, gymnasier og andre organisationer (Ikke privatbetalere)

Jonas’ opgaver: ([email protected])

  • Hjemmeside – Mindre opgaver (Vigtigt: Informér Anna, Amanda, Kirstine og Laila ved ændringer)
  • Markedsføring – Mindre opgaver

Efter sidste samtale i hver måned laver du som psykolog en opgørlse af månedens afholdte, betalte samtaler. Klippekortsrabat betaler UngTerapi, og det går altså ikke ud over dit honorar.

Der oprettes derefter en faktura som sendes til både Oscar og Jonas på [email protected] og [email protected].

Vi godkender fakturaen og betaler snarest muligt, og vi bestræber os på at udbetale honorar så hurtigt som muligt efter modtagelse, så du ikke skal gå og vente på betalingen.

Eksempel:

I januar måned har du afholdt 50 individuelle samtaler med rabat og to parterapisamtaler med rabat. 25 af de individuelle samtaler er med klippekort.

Klippekortsrabatten til klienterne har ingen indvirkning på dit honorar.

Én af de individuelle samtaler (Samtale a) er en afholdt samtale, hvor pengene ikke er kommet ind endnu (men overføres i  løbet af februar). Denne samtale kan ikke sættes på fakturaen endnu, så den overføres til næste måned. Når februar-fakturaen så skal laves, medregnes denne samtale, da den nu både er afholdt og betalt. Skriv en note på fakturaen om dette med oplysninger om dato og tidspunkt for samtalen (og evt betalingsdato og metode). Så bliver den hurtigt godkendt, ellers skriver Oscar efter februar-fakturaen er afsendt, og undrer sig over hvorfor der er en samtale for meget på fakturaen.

Én anden af de individuelle samtaler (Samtale b) er et for sent afbud, hvor der er klip tilbage på klippekortet. Her bruger du bare et af klientens klip i Onlinebooq, og så er der betalt. Denne samtale kan derfor godt komme på fakturaen.

En tredje af de individuelle samtaler (Samtale c) er en udeblivelse fra første samtale, hvor pengene ikke er kommet ind endnu (og betalingen kan ikke inddrives fra klienten). Denne aftale kan ikke komme på fakturaen, da den ikke er betalt. Og da vi aldrig ender med at modtage betaling for samtalen, kan den desværre ikke faktureres. Det sker heldigvis sjældent, men det forekommer indimellem – oftest i forbindelse med en førstegangssamtale, hvor klienten har “fortrudt” og ikke møder op, men heller ikke aflyser samtalen. Skriv til sekretærerne – de vil gerne hjælpe med at forsøge at inddrive betalingen.

I januar måned kan du som autoriseret psykolog så fakturere:

48 individuelle samtaler á 1.100 kr * 70% = 48 * 770 kr = 36.960 kr (Samtale a og c kan ikke faktureres)

2 parsamtaler á 1.300 kr * 70% = 2 * 910 kr = 1.820 kr

Total = 36.960 kr + 1820 kr = 38.780 kr

Moms = 0 kr

I alt at betale = 38.780 kr

I februar måned kan samtale a tilføjes til februar måneds faktura – husk at skrive en note på fakturaen, så vi kan forstå hvorfor der er flere samtaler på fakturaen end i kalenderen.

Samarbejdet mellem psykologen og UngTerapi kan afsluttes, når én af parterne ønsker det. Læs evt. i afsnittet ”vanskeligheder i samarbejdet”. Husk at kigge i samarbejdskontrakten for at være obs på, hvad du er forpligtet til, og hvilke regler, der gælder.

Når et samarbejde ophører, aftales med ledelsen af UngTerapi, hvordan dette gøres bedst muligt, og hvordan klientforløbene tages mest muligt hensyn til.

Skal der overdrages klienter til en anden psykolog?

Her er info om mundtlig overlevering og overdragelse af journaler:

Journaler er aflåste for alle andre end journalforfatteren i OnlineBooq.
Det betyder, at man skal anmode om adgang til journalmateriale, hvis man overtager en klient fra en tidligere/anden psykolog i UngTerapi.

Processen er: 

  1. Alle parter skal give samtykke til overlevering her: https://ungterapi.dk/overlevering/
    1. Klienten
    2. Tidligere psykolog
    3. Ny psykolog
  2. Hver gang der er givet samtykke, havner det hos sekretærerne.
  3. Når alle har givet samtykke, kan sekretærerne godkende journaldeling i onlinebooq og sætte psykologerne i forbindelse med hinanden.

Det kan også foregå den anden vej, hvis man som journalforfatter ved, at en ny UngTerapi-psykolog skal overtage ens klient.
Læs mere her under ‘Øvrige tredje part’:
https://www.dp.dk/raadgivning/lovgivning/udlevering-af-journaloplysninger/

Vanskeligheder i samarbejdet

Det kan ske, at der af forskellige årsager vil forekomme vanskeligheder i samarbejdet mellem UngTerapi og samarbejdspartneren. I alle tilfælde, vil UngTerapi gøre sit for at udfordringerne imødekommes bedst muligt.

Vanskeligheder i samarbejdet kan typisk forekomme, hvis:

  • Psykoterapiens kvalitet ikke vurderes høj nok
  • Kommunikationen ikke fungerer
  • Særlige uacceptable episoder
  • Andre forhold, hvor samarbejdet er vanskeligt at opretholde

Både samarbejdspartneren og UngTerapi har på ethvert givent tidspunkt ret til at stoppe samarbejde, uden at begrunde dette. Parterne er ikke juridisk bundet til hinanden, ud over arbejdsopgaven, i form af klienterne, der selvfølgelig skal have det, de er blevet stillet i udsigt.

Samarbejdet er dermed baseret på klienterne, hvilket betyder, at et samarbejde automatisk ophører, hvis ikke der er flere ”opgaver” i form af klienter.

På trods af det løsere freelanceforhold, mener vi dog i UngTerapi at det er god skik, at der tales om ophør af samarbejde, hvor man også gør hvad man kan, for at forsøge at bevare og den gode relation og at opretholde samarbejdet, hvis det ønskes.

Det er også god skik, at der meldes ud i god tid, hvis samarbejdspartneren ønsker ophør af samarbejde, og der arbejdes på at bevare den gode relation mellem UngTerapi og samarbejdspartneren.

Kontakt dine klienter og aftal tid til en anden samtale.

^ Spring til toppen

Før/under/efter samtalen

Når der er styr på opstartsproceduren, er du klar til få klienter booket ind i din kalender.

Det foregår på en af følgende måder:

  • Klienten booker sig selv ind via din onlinekalender på hjemmesiden. Du får en automatisk mail fra Onlinebooq.
  • Klienten henvender sig til vores sekretær, der booker ind i din kalender.
  • Du booker selv klienten ind i din kalender (som regel kun med igangværende forløb)

Første samtale

Ved første samtale, er det vigtigt at du sikrer dig, at:

  • Hvis klienten er medlem af Sygeforsikring Danmark, skal du have klientens cpr nr. (står som regel i klientens oplysninger i systemet)
  • Er klienten under 18: At du har samtykke fra forældre. Forældrene skal forbi denne side.

Online terapi

Online terapi skal foregå via en krypteret forbindelse.

Vi bruger Signal som er gratis, krypteret og pålideligt.

Download Signal her: https://signal.org/download/

Du skal downloades først som app (arbejds)telefonen, derefter kan man downloade programmet til computer.

Klienten skal også downloade til mobil og evt til computer.

Herefter skal klienten – i god tid – finde psykologens telefonnummer. Det kan findes her: https://ungterapi.dk/min-aftale/

Klienten skal nu skrive en SMS i Signal med sit navn til psykologen, da der derefter vil være etableret forbindelse mellem klient og psykolog.

Er der ikke et telefonnummer til psykologen, så skal klienten skrive en e-mail til psykologen.

Grunden til, at det er klienten  der skal skrive og ikke er jer psykologer er, at det sommetider kan være klientens forældres nummer der fremgår af OnlineBooq.

Indhentning af samtykke til unge under 18 år

Ja. Der skal indhentes samtykke hvis den unge er under 18 år. Det er generelt psykologens ansvar, at der er forældresamtykke. Vær opmærksom på, at klienter under 18 år, som selv booker sig ind, ikke får tilsendt linket automatisk.

Har klienten ikke udfyldt formularen/er der ikke kommet forældresamtykke, så kan psykologen henvende sig til os sekretærer, og så kan vi hjælpe dem med at indhente det ved evt. at ringe til klienten.

Forældrene kan afgive samtykke her: https://ungterapi.dk/samtykke/

Der skal indhentes ét samtykke, hvis forældrene er gift eller hvis den ene har fuld forældremyndighed. Der skal indhentes to samtykker, hvis de IKKE er gift.

Samtykket uploades på klientkortet under Filer og Billeder.

Sekretærerne kan hjælpe med at sende en SMS fra Onlinebooq til klientens telefon, hvor vi beder om at forældrene samtykker via linket. I de tilfælde, hvor sekretærerne booker ind, sender de link til forældresamtykke. Sekretærerne har både oprettet en SMS og en email-skabelon hvor man nemt kan indhente samtykket.

Vurderer psykologen, at det kan være skadeligt for den unge, at der indhentes samtykker, er et samtykke ikke nødvendigt, såfremt årsagen til dette noteres i journalen. Se afsnittet om etik og jura for mere info.

Efter hver samtale

Før eller efter hver samtale, skal der sørges for at klienten har betalt. Dette foregår som regel over MobilePay, hvor klienterne kan vise kvitteringen på telefonen.

Betales der på anden vis, fx via kontooverførsel, bedes klienten have en kvittering/screenshot klar af dette til den kommende gang/sende det på mail i mellemtiden.

Når betalingen er konstateret, skal klienten have oprettet en faktura i systemet, hvilket du kan læse mere om i afsnittet om onlinebooq. Når der er lavet en faktura fremkommer dette ikon på aftaleboksen:

Er klienten medlem af Sygeforsikring Danmark, og er du autoriseret, skal klienten ligeledes indberettes efter endt samtale. Se mere i afsnittet om Sygeforsikring Danmark.

Desuden gøres opmærksom på, at der selvfølgelig skal føres journal, hvis man er autoriseret psykolog. Journaler kan skrives digitalt i kalendersystemet eller i hånden. Skrives journalen i hånden, er det vigtigt at psykologen er opmærksom på, at denne ikke må medtages, og skal ligge på klinikken i et aflåst skab.

Der er en klient, jeg ikke har hørt fra…

Er der en klient du ikke har hørt fra? Så skal du følge op, og tilbyde en ny tid.

Hvis de afviser, og I er enige om at forløbet er afsluttet, markerer du med et tag – Se spørgsmålet “Hvad skal jeg gøre når forløbet afsluttes?”

Hvad skal jeg gøre når forløbet afsluttes?

For at kunne holde styr på, hvilke forløb som er afsluttede, bruger vi Tags i Onlinebooq.’

Du finder dem på kundekortet:

Det er psykologens ansvar, at der bliver sat tag på afsluttede forløb. Du kan godt vælge mere end ét tag.

Er der en klient du ikke har hørt fra? Så skal du følge op, og tilbyde en ny tid. Hvis de afviser, og I er enige om at forløbet er afsluttet, markerer du med et tag.

Der er 9 forskellige tags, og når du sender en klient ud af døren og forventer at det er sidste gang (i denne omgang), så skal du vælge det tag, som passer bedst på årsagen. Herefter kan sekretærerne evt. følge op hvis det giver mening.

  • Færdig: Hvis klienten har fået den rette hjælp og forløbet er afsluttet på en tilfredsstillende måde.
  • Økonomi: Hvis klienten ikke har råd til at gå hos os eller hvis en kommune/forsikringsselskab/DIS/andre har givet en bevilling, og samtalerne på bevillingen er udløbet.
  • Kemi: Hvis du vurderer at klienten er stoppet pga at der ikke er den rette kemi.
  • Umotiveret: Hvis klienten er umotiveret for at gå i terapi. Fx hvis det er en forælder, som har sendt den unge eller hvis klienten føler at det er for tidligt at begynde i terapi.
  • Forældres beslutning: Hvis forælderen har besluttet at forløbet skal afsluttes.
  • Viderehenvist: Hvis klienten er blevet viderehenvist til et andet, mere relevant tilbud eller pga manglende autorisation.
  • Logistiske årsager: Fx ferie, flytning, udveksling, efterskole- eller højskoleophold.
  • Booker ved behov: Hvis I har afsluttet forløbet og er blevet enige om, at klienten selv booker ved behov.
  • Egen aflysning: Hvis klienten selv har slettet samtalen og du ikke kender begrundelsen.

Sekretærerne følger jævnligt op på de nye tags og følger evt op på klienterne. Din kalender bliver lige tjekket hurtigt igennem for at se, om der klienter uden ny aftale i kalenderen (eller et tag), og så beder de om at du enten kontakter klienten med henblik på at sætte ny aftale i kalenderen, eller at du får sat det rette tag på.

Men det er grundlæggende psykologens ansvar, at forløbene ikke afsluttes brat.

Hvis en klient ikke har nye samtaler i kalenderen:

Hvis der mangler opfølgning for at aftale en ny samtale, så kontakt klienten. Og beskriv det i feltet “Noter” med dato, så sekretærerne hurtigt kan se at der er ved at blive fulgt op. Og vi undgår dobbeltarbejde.

  • Skriv fx. “1/2-2024 – Har sendt en mail og tilbudt nye tider / [Dit navn]”

^ Spring til toppen

Klinikken i København

Praktiske procedurer på klinikken

Når du lejer dig ind hos UngTerapis lokaler i København, er der forskellige vigtige ting, du skal sætte dig ind i.

Er internettet nede?

Start med at tjekke driftsstatus hos YouSee.

En anden metode til det samme:

Er det ikke driftsstatus der er problemet?
Så tjek om der er lys i alle routere og wifi-forlængere. Det er i elskabet i sekretærlokalet.
Vi har tidligere oplevet, at wifi kun virkede i den ene del af Kvægtorvsgade (hvor sekretærlokalet er), mens det ikke virkede i den anden del.
Samtidig ændrede internettet sig fra “UngTerapi” til nogle standardindstillinger fra Routeren.
Her var problemet manglende strøm til router/wifi i elskabet.

Virker det stadig ikke?

Kontakt YouSee support: https://yousee.dk/hjaelp/kontakt
  • Kontonummer: 638 967 405 <- Det er vist den, de ønsker.
  • Aftalenummer: 980495600
  • Kundenummer: 638967405
Eller kontakt Oscar: Tlf. 40 81 71 27 / [email protected]

Åbne-procedure på klinikken

  • Lås trækassen op og sæt krogene på.
  • Lås døren op.
  • Slå alarmen fra (Koden oplyses ved opstart)
  • Tænd for lyset i venteværelset og lader radioen spille i et afdæmpet niveau.
  • Det er vigtigt at du husker at skrive dig på tavlen det rigtige sted, så alle kan se at du er kommet.

Hvad skal jeg huske når jeg forlader klinikken?

Når du forlader klinikken (Ikke når du lukker af som den sidste), skal du huske at slette dit navn fra tavlen i venteværelset, så vi ved hvem der er på klinikken og om man skal lukke af.

Ryd selvfølgelig også op efter dig selv.

Lukkeprocedure på klinikken

Når du er den sidste der forlader klinikken, så skal du først og fremmest være helt sikker på, at du er den eneste tilbage på klinikken.

Tag skraldet med dig, og sørg for at opvasken ikke fylder til næste dag. Er du den sidste der går, skal alarmsystemet tilkobles.

  1. På den grå væg ved indgangen er alarmsystemet.
  2. Tast [Koden er oplyst manuelt eller i din kontrakt], efterfulgt af ”Mand står udenfor hus”
  3. Alarmsystemet er nu tilkoblet. Du har nu 45 sekunder til at forlade matriklen.
  4. Gå udenfor døren, sørg for at den er smækket.
  5. Lås hoveddøren øverst med hoveddørsnøglen.
  6. Lås trækassen

Skraldespand

Når en skraldespand er fuld, så sæt den gerne uden for hoveddøren.

Når nogle så skal udenfor, må de meget gerne tage den med sig, og smide den i containeren omme i gården.

Opvask

Alle tager sin egen opvask, gerne mellem samtalerne, så den ikke hober sig meget op. Vi er mange på klinikken med et lille køkken, og derfor kan alle ikke have hele opvasken stående for en hel dag, som tages til sidst.

Er man i gang med at tage sin egen opvask, må man dog gerne hjælpe hinanden, og tage nogle af de andres opvask med – vi kører ikke milimeterdemokrati, og hjælper hinanden

Husk at fylde de tomme vandkarafler løbende, da vi hurtigt kan løbe tør – særligt om sommeren!

Rengøring

Der rengøres en gang om ugen, hvor der vaskes gulv, tørres flader af og rengøres toiletter.

Mener du at rengøringen af den ene eller den anden årsag er mangelfuld, tag gerne kontakt til Oscar på [email protected]

Printer og internet

Der er printer og internet tilgængeligt på klinikken, samt diverse kontorartikler. Disse kan findes i det lille printerrum ved gæstetoilettet.

Koderne til netværkerne står også på et skilt her.

Karklude og viskestykker

Der ordnes løbende vasketøj på klinikken. Når en karklud, viskestykke eller håndklæde er blevet surt, læg det da ned i vaskekurven, du finder i toilettet ved køkkenet. Hent nye forsyninger ude på toilettet eller under køkkenvasken.

Vi er alle ansvarlige for at der er toiletpapir på gæstetoilettet, så opdager du at der mangler, må du meget gerne fylde op. Du finder de fleste nye forsyninger enten på toilettet ved køkkenet eller ude på bagtrappen.

I tilfælde af…

Brand

Bagtrappen er vores brandtrappe! Sørg for at få alle ud af klinikken hurtigst muligt, og luk samtlige døre bag dig, før du tager bagtrappen. De lukkede døre sikrer nemlig at branden spreder sig langsommere. Ring straks 112.

Tyveri

Hiv straks fat i sekretæren, Maja eller Oscar

Dørtelefon virker ikke

Kontakt Maja på [email protected]

Mangler mælk/te/kaffe

Skriv dette på tavlen i køkkenet, kontakt evt. sekretæren

^ Spring til toppen

Etik og jura

Etik

Det er vigtigt at psykologen følger De Etiske Principper For Nordiske Psykologer (Linket åbner PDF).

Dette betyder bl.a. at psykologen påtager sig et behandleransvar, og gør sit ypperste for at klienten får den rette behandling. Det forventes at psykologen er fortrolig med de etiske principper, og orienterer sig løbende i dem.

Ja, psykologen har som udgangspunkt ubetinget tavshedspligt, medmindre visse tilfælde gør sig gældende, se de næste tre spørgmål.

Tavshedspligt og unge under 15 år

Forældre med fælles forældremyndighed til børn under 15 har partsstatus og har dermed ret til at få indsigt i alle oplysninger, herunder journalen. Hvis psykologen vurderer, at forældrenes indsigt i journalen er til skade for barnet, kan denne nægte det. Dette skal redegøres for, og indskrives i journalen.

DP har vedr. Samtykkeerklæringer fra forældre ifm. Psykologforløb til unge under 18 år, skrevet:

Ifølge bekendtgørelse af forældreansvarsloven § 3 kræver væsentlige beslutninger vedrørende barnets forhold enighed mellem forældrene. Dansk psykolog forening har tidligere med ankestyrelsen afklaret, at det er ankestyrelsens opfattelse, at begge forældre skal samtykke, hvis deres barn skal til en konsultation hos en privatpraktiserende psykolog, såfremt der er fælles forældremyndighed. Derfor anbefaler vi, at du indhenter samtykke fra begge forældre, hvis barnet er under 18. For at kunne dokumentere dette samtykke er det også vores anbefaling, at samtykket indhentes skriftligt. Hvis du ud fra en psykologfaglig vurdering vurderer, at det vil være uhensigtsmæssigt og imod barnets tarv at indhente dette samtykke, dvs. At der er tungtvejende argumenter der taler imod dette, har du mulighed for at undlade samtykke fra forældrene. Du skal redegøre for dine overvejelser og føre disse overvejelser til journal.

Dette betyder, at du som udgangspunkt skal sikre dig samtykke fra begge forældre, når den unge er under 18 år. Dette skal helst være skriftligt.

Det betyder også, at det er vigtigt at undersøge, om forældrene er skilt, og om de har fælles forældremyndighed. I dette tilfælde skal man huske at få samtykket fra den forælder, man ikke er i kontakt med. Er forældrene gift, eller har den forælder, man er i kontakt med fuld forældremyndighed, er et ekstra samtykke ikke nødvendigt.

Er dette dog ikke muligt, og/eller opleves det som værende imod barnets tarv, behøves indhentningen af samtykke ikke. Dette skal dog begrundes og dokumenteres i journalen.

Tavshedspligt og unge mellem 15-18 år

Psykologen har fuld tavshedspligt ifm. samtalerne, men det er god skik, at forældrene ved at den unge er i samtaleforløb, medmindre det vurderes at være skadende for den unge, hvilket i så fald skal noteres i journalen.

Når klienten er fyldt 15 år, kan denne selvstændigt beslutte om forældrene skal have udleveret personlige oplysninger og kan modsætte sig at de får aktindsigt. Hvis psykologen vurderer at forældrenes indsigt i journalen er til skade for barnet, kan denne nægte det. Som i ovenstående skal psykologen redegøre for sine overvejelser og føre disse overvejelser til journal.

Tavshedspligt og unge over 18 år

Psykologen har fuld tavshedspligt, og skal ikke oplyse forældre om hvorvidt deres barn er i psykologbehandling hos dem.

Bemærk dog, at er det forældrene der betaler for samtalerne, har de ret til at få fakturaerne for alle samtaler, hvoraf de fremgår hvornår samtalerne er foregået.

Underretninger

Psykologer har, på linje med alle andre borgere, generel underretningspligt når det gælder børn under 18 år. Får man derved igennem samtalerne information om, at et barn vanrøgtes på den ene eller anden måde, er det psykologens pligt at tage fat i barnets hjemkommunen og underrette.

”den, der får kendskab til, at et barn eller en ung under 18 år fra forældres eller andre opdrageres side udsættes for vanrøgt eller nedværdigende behandling eller lever under forhold, der bringer dets sundhed eller udvikling i fare, har pligt til at underrette kommunen.” (lov om social service § 153)

Får psykologen desuden informationer gennem samtalerne om, at en klient under 18 år, vil begå en forbrydelse eller tage sit eget liv, skal psykologen bryde sin tavshedspligt og kontakte politiet eller andre relevante myndigheder.

Laves en underretning på baggrund af viden om at en ung under 18 vanrøgtes derhjemme, er det altid en god idé at kontakte barnets forældre først og afholde et møde. For at få skabt de bedst mulige forudsætninger for, at en underretning vil medføre et samarbejde mellem forældrene og kommunen, er det en god idé at lave underretningen sammen med forældrene, eller i hvert fald at tage dem med i dialogen.

Hvis der er tale om personer over 18 er der ikke tale om en underretning. Psykologen skal derimod vurdere, om der er grundlag for at bryde tavshedspligten. Her skal psykologen overveje, hvorvidt klienten selv eller andre er udsat for åbenlys fare. Her skal man som udgangspunkt kontakte relevante myndigheder.

Journalisering

Alle autoriserede psykologer er forpligtet til at føre journal. Dette kan både være elektronisk eller analogt – dette er op til den pågældende psykolog.

Opbevaring af journaler

Foregår journaliseringen digitalt, er det vigtigt at psykologen sørger for at journalerne gemmes bag en kode, som flere ikke har adgang til. I mange tilfælde kan journalen føres i samme system som kalendersystemet.

Føres journalen ikke digitalt, men skriftligt i hånden, må journalen ikke medtages i tasken. Den skal blive på klinikken bag 2 låse – i et aflåst journalskab bag en dør, der kan låses.

Psykologen har pligt til at bevare journalen i 5 år fra samtalen er blevet afholdt.

Udlevering af journaler

Udgangspunktet er, at man skal bede om samtykke i forbindelse med videregivelse af oplysninger. Der kan være en særlovgivning, der giver grundlag for at afvige fra dette udgangspunkt. Dette gælder fx” arbejdsmarkedets erhvervssikring” eller ”patienterstatningen”, der kan udbede sig journaloplysninger på klienten. Dette er reguleret i persondataforordningen artikel 9, stk. 2, litra f. Endvidere har fx akkrediteringsorganer ret til at få indsigt i klientens journal. Dette er reguleret i sundhedslovens § 42, stk. 2, pkt. 3, litra a.

Dette betyder, at klienten som udgangspunkt skal give skriftligt samtykke til andres indsigt i journalen, og beskrive detaljeret, hvilke dele af journalen, der må udleveres. Herudover er det vigtigt at klienten ved hvad konsekvenserne kan være ved udleveringen af journalen, samt konsekvenserne ved ikke at udlevere journalen.

De aktører, der kan bede om aktindsigt, uden klientens samtykke er derfor:

  • Forældre til unge under 15 år
  • Retslige instanser, så som patientklagenævnet mm.
  • Forsikringsselskaber
  • Advokater

Forsikringsselskaber har ofte en præmis om, at de kun yder støtte til sundhedsydelser, hvis de også kan få adgang til journaler. Klienten har dog mulighed for at afvise dette krav, hvorfor det i så fald er vigtigt at klienten informeres om, hvilke konsekvenser der kan være ift. forsikringen.

Klientens læge eller anden sundhedspersonale, kan ikke automatisk få adgang til klientens journaler, uden samtykke.

Det er generelt vigtigt at sikre sig, at der ikke udleveres flere oplysninger, end højest nødvendigt, når en journal skal udleveres. Derfor er det vigtigt at vide, hvad journalen skal bruges til, så man kan beskytte udleveringen af irrelevante oplysninger om klienten.

Læs mere uddybende om emnet på DPs hjemmeside, under sektionen for selvstændige psykologer.

Hvordan kan journalen overdrages mellem to psykologer i Onlinebooq?

Som I måske har opdaget, har Onlinebooq indført den smarte funktion, at journaler er aflåste for alle andre end journalforfatteren. Det betyder også, at man skal anmode om adgang til journalmateriale, hvis man overtager en klient fra en tidligere/anden psykolog i UngTerapi.

Dette skal foregå således:

  • Den nye psykolog indhenter samtykke fra klient (med klientens navn, CPR-nummer og underskrift).
  • Dette samtykke sendes til journalforfatter, som skal skrive under på udleveringen af journalmateriale. Journalforfatteren skal desuden gemme klientens samtykke som dokumentation for at have udleveret journalmaterialet.
  • Anmod om adgang til klientens journaler i Onlinebooq.
  • Skriv til administrationen på [email protected] med besked om, at der er indhentet samtykke fra klient og journalforfatter, og at der derfor skal gives adgang til journalen.

Det kan også foregå den anden vej, hvis man som journalforfatter ved, at en ny UngTerapi-psykolog skal overtage ens klient. Læs mere her under ‘Øvrige tredje part’: https://www.dp.dk/raadgivning/lovgivning/udlevering-af-journaloplysninger/

^ Spring til toppen

Psykologfaglige anbefalinger

Faglige retningslinjer

Når du er psykologfaglig samarbejdspartner med UngTerapi, forventes du grundlæggende at arbejde ud fra din egen viden og erfaring med psykologsamtalerne, men der er også visse retningslinjer, der skal tages hensyn til.

UngTerapi dikterer ikke det psykologfaglige indhold i samtalerne, hvor man kan følge et bredt spektrum af psykoterapeutiske tilgange, der dog skal være bredt anerkendte.

Er du i tvivl? Spørg Maja, [email protected]

Den første samtale

Når en klient kommer til en samtale for første gang, kan de stå med mange spørgsmål, de gerne vil have besvaret.

Følgende er retningslinjer for, hvad UngTerapi mener psykologen skal facilitere på første samtale:

  • Generel følelse af tryghed og opbyggelse af relation til klienten
  • Klar rammesætning og forventningsafstemning
  • Klienten tager hul på sin fortælling

Det forventes, qua psykologernes etiske retningslinjer, at psykologen altid møder klienten med respekt, anerkendelse og omsorg. Det er enormt vigtigt – særligt første gang – at klienten bliver mødt på sit tryghedsbehov, og at den gode relation til klienten opbygges allerede herfra.

UngTerapi anbefaler desuden, at der under den første samtale rammesættes og forventningsafstemmes. Dette er også med til at skabe tryghed og ro, så klienten ved hvad der fremadrettet kan være i vente.

Af emner, der kan være gode at komme ind på i rammesætningen er:

  • Forløbets mulige struktur: frekvens og varighed
  • Betalings/fremmøde-procedure
  • Forandringsprocessen: op- og nedture
  • Hvordan psykoterapien virker
  • Klientens eget ansvar for terapien
  • Gensidig transparens, hvis noget skal ændres i forløbet
  • Procedure ifm. At aftale nye tider frem, og vigtigheden af kontinuitet

Opfølgning på klienter

Som udgangspunkt er det vigtigt, at psykologen bestræber sig på at aftale nye tider med klienterne, som en del af afslutningen på samtalen. Dette er så psykologen kan sørge for en kontinuitet i forløbet, der sikrer det bedst mulige forløb.

Ønsker klienten ikke dette, skal der selvfølgelig ikke bookes nye tider, men det kan være en god idé at spørge ind til årsagen, hvis ikke det vurderes uetisk. Nogle gange kan klienter godt have svært ved at overskue deres egne liv fremadrettet, og frabeder sig nye tider umiddelbart. Her er det dog vigtigt, at vi følger op.

Der kan være mange årsager til, at en klient ikke vil aftale en ny tid, og dette skal respekteres.

Fortæller klienten dog ikke, at det er fordi vedkommende ønsker at stoppe forløbet, er UngTerapis retningslinjer, at der skal følges op på disse klienter.

Kvalitetssikring af samtalerne

Det er vigtigt at psykologerne, der samarbejder med UngTerapi, har en stor frihed i deres psykoterapeutiske arbejde. Dette betyder en stor metodefrihed og generelt meget begrænset indblanding i den terapi, psykologen praktiserer.

Samtidig er det vigtigt, at UngTerapi sikrer kvaliteten i psykoterapien og kan garantere klienterne den hjælp, de har brug for. Dette betyder, at UngTerapi løbende laver statistik over samtaleforløbene. Det er en meget svær opgave, at vide hvornår psykoterapi er af en vis kvalitet, og derfor har vi i UngTerapi valgt at
afgøre dette ud fra klientforløbenes længde.

Selvom dette kan forekomme meget forsimplet, er det eneste parameter, vi kan kvalitetssikre på. Dette betyder, at vi er nød til at sikre, at der ikke hos den samme psykolog, forekommer mange korte samtaleforløb, som svarer til under 5 gange.

Det er dog vigtigt at tilføje, at vi ikke vil stoppe et samarbejde alene på baggrund af mange korte samtaleforløb, men forsøge at få en god dialog med psykologen om årsagerne til det først. Herefter vil vi følge op, opfordre til supervision, og give plads til faglig udvikling.

Alle psykologsamtaler, der foregår i UngTerapis regi, skal faktureres korrekt.

Ønsker en psykolog at fortsætte med en klient uden betaling, bedes psykologen drøfte dette med ledelsen af UngTerapi.

Det frarådes generelt, at man fortsætter samtaleforløb uden betaling, da der kan opstå mange etiske problematikker kølvandet på dette.

Supervision

Alle psykologer, der samarbejder med UngTerapi, anbefales at opsøge supervision med jævne mellemrum.

Supervisionen er vigtig for at opretholde en høj kvalitet i det faglige arbejde, herunder at hjælpe psykologen med at håndtere de svære sager.

Det er vigtigt at psykologen selv opretholder et godt mental velvære, da en negligering af dette i sidste ende kan gå ud over det psykologfaglige arbejde.

Selvmordstruede unge

Får man en stærk fornemmelse af, at en ung er selvmordstruet, er det vigtigt at spørge direkte ind til dette. Det er nemlig vigtigt først og fremmest at vurdere, om selvmordstruslen vurderes på trin 1, 2 eller 3.

  • Niveau 1: Intet øget trusselsniveau
  • Niveau 2: Et øget trusselsniveau
  • Niveau 3: Et højt trusselsniveau

Fortæller den unge, at vedkommende har haft sporadiske selvmordstanker hen over den sidste tid, men at dette ikke har været i form af konkrete planer, vurderes niveauet til at være på nr. 2.

Fortæller den unge derimod, at vedkommende har tilbagevendende selvmordstanker, der har udmundet sig i konkrete planer, hvor fx selvmordsstedet er blevet udset el. Lign., er trusselsniveauet på nr. 3.

På sidste niveau er det særligt vigtigt, at der sættes tid af til at tale om selvmordstankerne, og at der laves en sikkerhedsplan med klienten. En sikkerhedsplan er en plan over, hvad klienten skal gøre og hvem klienten skal kontakte, hvis selvmordstankerne opleves igen. Typiske aftaler omkring en sikkerhedsplan kan være, at klienten skal tage hurtigt kontakt til den psykiatriske skadestue, kontakte livslinjen eller ringe til en god ven/familiemedlem. Planen kan også indeholde en plan for, hvad klienten skal undgå, når selvmordstrangen rammer, såsom at være i nærheden af skarpe genstande, være alene eller på anden vis friste selvmordstrangen yderligere.

Det er, ifm. en vurderingen af klientens selvmordsrisiko, vigtigt at medtage hvorvidt klienten er i konkret fare for psykotiske episoder eller har en tendens til at være impulsstyret, da disse kan øge chancerne for at handle på selvmordstankerne.

Fortæller klienten direkte, at vedkommende efter samtalen vil gå ud og tage sit eget liv, skal politiet så vidt muligt underrettes (se afsnit om underretninger).

Obs! Hvis det vurderes, at der er et øget selvmords-trusselsniveau hos klienten, er det vigtigt at skrive dette i journalen + hvordan psykologen i samtalen har arbejdet med dette.

^ Spring til toppen

Samarbejdet med forældre

Forældresamarbejdet

I UngTerapi har vi mange unge klienter, hvis forældre på den ene eller anden måde, er involverede i den unges samtaleforløb.

Det er vigtigt, at psykologen kender til de juridiske forhold på området, vedr. Tavshedspligt mm., og holder sig til disse. Samtidig tilskyndes det, at psykologen arbejder for at få et godt samarbejde med den unges forældre, hvis disse af forskellige årsager er inde over samtaleforløbet.

Ønsker en forælder mere involvering i den unges forløb, end der på det pågældende tidspunkt er, er det først og fremmest vigtigt at få samtykke til dette fra den unge, hvis den unge er over 15 år.

Psykologen varetager den unges behandlingsinteresser, og skal ikke efterkomme en forælders ønske om mere involvering, hvis dette ikke er godt for forløbet eller afvises af den unge.

Der er dog mulighed for at invitere forældrene ind til en samtale med eller uden den unge, alt afhængigt af hvad der vurderes bedst for den unges forløb. Her er det vigtigt for psykologen at have aftalt med den unge, hvad der må bringes op i samtalen, og hvad der ikke må bringes op. Det er dog muligt at rådgive forældre og have en givende samtale, uden at forældrene opnår detaljeret indsigt i den unges samtaleforløb.

Vi har optaget et webinar, vi holdt om forældresamarbejdet.

Der er to dele, som du kan se her:

Slideshow: Downloades med dette link

Del 1:
46:35 min
Kan også ses på YouTube

Del 2:
2:02:50 min
Kan også ses på YouTube

Forældre-ung-samtale

En samtale, hvor forældrene inviteres ind i den unges terapirum, fordi der er behov for støtte, information eller en samtale om fælles problemer. Samtalen er stadig på den unges præmisser, og forældrene indføres kun i den unges individuelle samtaler med psykologen, hvis den unge har givet tydeligt samtykke til det specifikke emne.

Forældresparring

En samtale uden den unge. Forældre søger rådgivning vedr. deres barn, der muligvis også går i samtaleterapi hos psykologen. Husk samtykke fra den unge, hvis der skal berettes fra den unges samtaler.

Forældrepakke

En pakkeløsning til forældre, der ønsker at involveres mere i den unges forløb.

Indeholder 5 samtaler, hvor den første er en fælles opstartssamtale. Herefter indeholder pakken 3 individuelle samtaler med den unge + 1 fælles samtale, der dog kan ændres til en individuel, hvis der alligevel ikke er behov for en fælles samtale. Samtaleforløbet er stadig med den unge i centrum, men rammerne sættes for en større involvering af forældre. Den unge skal stadig give samtykke, hvis der i fællessamtalerne skal tales om de individuelle samtaler. Dog er det vigtigt at være opmærksom på, at det ikke giver mening at starte et forældrepakke-forløb, hvis den unge fra start ikke er indstillet på, at forældrene skal være med på sidelinjen. Denne snak er vigtig at have med dem alle i opstartssamtalen.

Familiebehandling

En samtale med familien i centrum. Den unge er en del af familien, der alle bliver bragt ligeværdigt i spil i en samtale, der omhandler familiens fælles dynamikker. Det er vigtigt, at man kun tilbyder familiebehandling, hvis man har nok erfaring med dette, da det afviger en del fra individuelle samtaler.

^ Spring til toppen

GDPR / Persondata

Persondatalovgivning /GDPR-retningslinjer

Her er det du som psykolog eller sekretær skal vide for at overholde de overordnede retningslinjer for håndtering af persondata i UngTerapi.

Her er et overblik over tilbagevendende opgaver, der med fordel kan sættes fast i kalenderen

Løbende opgaver

  • Ved opstart af nye klientforløb tilbydes brochuren om persondata som ligger på klinikken.
  • Billeder til journalføring (af fx tavler) uploades til onlinebooq og slettes derefter fra smartphone.
  • Nye passwords til it-systemer med personfølsomme oplysninger skal have høj sikkerhedsstandard.
  • Kryptering af mails som sendes til eksterne emailadresser, hvis de BÅDE indholder
    • Personhenførbare oplysninger OG
    • Personfølsomme oplysninger ELLER Fortrolige oplysninger (Fx. CPR-nummer) ELLER Strafbare forhold

Kvartalsvise opgaver

  • Personfølsomme mails slettes med 3 måneders mellemrum. Det er primært mails fra klienter.
  • Billeder på smartphones til journalføring (fx af tavler) slettes. Kan uploades til journalen i onlinebooq først.

Halvårlige opgaver

  • Alle sms’er der er ældre end 6 måneder slettes med 6 måneders mellemrum.
  • Billeder af journaler / tavler slettes med seks måneders mellemrum. Hvis der er billeder som skal bruges til journalføring, uploades de til journalmodulet i onlinebooq og slettes derefter fra telefonen.
  • Oplysninger på skrift, som ikke længere er nødvendige makuleres.

Årlige opgaver

  • En gang om året genopfriskes reglerne på et fælles møde i hele huset. Administrationen i UngTerapi indkalder til dette møde.
  • En gang om året gennemgår man kalenderen/klientdatabasen. Er der forløb som er afsluttet for mere end 5
    år siden, skal alle data slettes, herunder journaler og e-mail-korrespondancer.

GDPR fastsætter en række principper for behandling af persondata:

  • Lovlighed, rimelighed og gennemsigtighed – hold dig inden for loven, vær fair og oplys hvad du vil bruge data til i klare vendinger
  • Formålsbegrænsning – du må ikke gøre mere med data, end det du oplyste
  • Data minimering – indsaml ikke flere data end dem, du behøver
  • Nøjagtighed – hold data opdateret og håndter unøjagtigheder, hurtigst muligt
  • Opbevaringsbegrænsning – opbevar ikke data i længere tid end nødvendigt
  • Integritet og fortrolighed – hold data sikre, mens du har dem
  • Ansvarlighed – vær i stand til at påvise, at du overholder principperne ovenfor

Alle selvstændige psykologer med en samarbejdsaftale med UngTerapi, skal have en databehandleraftale.

UngTerapi har databehandleraftaler med samtlige it-leverandører, der håndterer personfølsomme oplysninger.

Personfølsomme oplysninger må ikke videregives til en leverandør, som ikke har databehandleraftale med UngTerapi.

I UngTerapi benytter vi, som før nævnt kun sikre og lovlige forbindelser. Dette gør vi ved brug af:

  1. Proton-mail. Dette er vores mail, som bruges internt i UngTerapi. Denne mail er ydermere krypteret. Læs mere under punktet “Hvad er vores email -politik?”
  2. Telefonopkald. Vi benytter ind imellem telefonopkald mellem klient og psykolog/sekretær. Skrives der SMSer er der også klare retningslinjer for dette. Læs mere under punktet “Skal jeg have en arbejdstelefon?”
  3. Signal. Ved Onlineterapi og Onlinesamtaler benytter vi i UngTerapi Signal, som er en krypteret forbindelse, som derved sørger for, at vi overholder GDPR og datalovgivningen. Ved brug af Signal tjek punktet under “Før/under/efter samtalen” og derefter punktet “Hvad skal jeg huske ved onlineterapi?”

Der svares kun fra sikrede platforme, dvs. e-mails, som slutter på @ungterapi.dk.

Når der sendes email mellem to emails der slutter på @ungterapi.dk, er de automatisk krypterede.

Samarbejdspartneren har overblik over hvilke mails, der indeholder personfølsomme oplysninger.

Personfølsomme mails skal slettes med 3 måneders mellemrum. Primært mails fra klienter. Sæt tid af hvert kvartal til denne opgave.

Indgående e-mails med personfølsomme oplysninger besvares altid i en ny ”e-mail-tråd”, så der ikke cirkulerer personfølsomme data rundt i bunden af besvarede e-mails.

Administrationen i UngTerapi har adgang til alle mails, der ender med ”@ungterapi.dk”. Denne adgang benyttes kun efter intern aftale eller i særlige tilfælde, såsom databrud.

Mails med personfølsomme oplysninger, som sendes til ikke-krypterede mailadresser, skal krypteres – læs i afsnittet ”Kryptering af mails”

Telefoner som indeholder oplysninger fra klienter må ikke indeholde apps og andre programmer der kan udtrække data til ukendte formål.

Samarbejdspartneren ska slette alle klientoplysninger i telefonbogen, hvis de ikke længere er relevante.

Alle sms’er der er ældre end 6 måneder slettes med 6 måneders mellemrum. Sæt tid af hvert halve år til denne opgave.

Billeder af journaler / tavler slettes med seks måneders mellemrum. Man kan uploade relevante billeder til journalføring i journalen i onlinebooq. Sæt tid af hvert halve år til denne opgave.

Alle fysiske dokumenter der indeholder personfølsomme oplysninger, opbevares i vores aflåste journalskab på klinikken. Er du psykolog på en anden adresse, skal fysiske dokumenter med personoplysninger være låst af bag to låse, fx dør til lokalet og lås på skab med journaler.

Der transporteres ikke fysiske dokumenter med personfølsomme oplysninger uden særlige sikkerhedsforanstaltninger.

Personfølsomme oplysninger på fysiske dokumenter som ikke længere er nødvendige makuleres eller brændes med 6 måneders mellemrum. Sæt tid af hvert halve år til denne opgave.

Alle mails sendt mellem @ungterapi.dk -adresser er automatisk krypterede, og du behøver ikke at gøre mere.

Skal du sende en e-mail ud af huset, skal den krypteres hvis den BÅDE indeholder:

  1. Personhenførbare oplysninger OG
  2. Personfølsomme oplysninger ELLER Fortrolige oplysninger (Fx. CPR-nummer) ELLER Strafbare forhold

Det kritiske er altså, om det er muligt at oplysningerne i pkt 2 kan HENFØRES til en bestemt person (også i kombination med andre oplysninger).

Husk at der også kan være den slags oplysninger i mailen hvis du besvarer en e-mail. I de tilfælde kan du:

  • Slette klientens tekst nederst i mailen.
  • Svare mailen i en ny tråd, så informationerne ikke cirkulerer rundt nede i bunden af en mailtråd.

Eksempler:

Du må GERNE sende en ukrypteret mail med personhenførbare oplysninger hvis emailen ikke indeholder Personfølsomme/Fortrolige/Strafbare forhold.
Eksempel: “Kære Lars Larsen. Husk din aftale på torsdag d. [dato] kl 9.00.” Der er ingen følsomme informationer her.

Du må GERNE sende en ukrypteret mail med oplysninger som er personfølsomme/fortrolige/vedrører strafbare forhold, hvis de IKKE kan henføres til en bestemt person –  heller ikke i kombination med andre oplysninger.
Eksempel: “Jeg har haft en klient som er depressiv pga et anstrengt forhold til sine forældre og mange nederlag i sin opvækst.” Det er ikke muligt at henføre disse oplysninger til en bestemt person, heller ikke i kombination med andre oplysninger.
VÆR OPMÆRKSOM PÅ: Hvis beskrivelsen bliver så specifik, at man ud fra beskrivelsen vil kunne regne ud hvem det er i kombination med andre oplysninger eller hvis man fx. kender personen godt, så skal emailen krypteres.
Eksempel: “Jeg har haft en klient som er depressiv pga et anstrengt forhold til sine forældre og mange nederlag i sin opvækst. Han har fået en dom for et bankrøveri i juni 2019”. Her vil man kunne indhente oplysninger et andet sted fra, fx om domsafsigelser for bankrøverier begået i juni 2019, og derigennem identificere klienten. Derfor skal vil en mail med denne type oplysninger skulle krypteres.

Du må IKKE sende en ukrypteret mail, som indeholder BÅDE personhenførbare oplysninger og følsomme/fortrolige oplysninger/vedrører strafbare forhold.
Eksempel:“Lars Larsen (Personhenførbart), CPR 010190-1234 (Fortroligt), er depressiv pga et anstrengt forhold til sine forældre og mange nederlag i sin opvækst (Personfølsomme oplysninger – Helbred). Han har begået et bankrøveri i juni 2019 (Strafbare forhold).” Det er IKKE nødvendigvis ulovligt at sende denne type mail hvis den har et legitimt formål. Men det er absolut nødvendigt at e-mailen sendes krypteret for at undgå at disse oplysninger bliver tilgængelige for uvedkommende.

Hvad er personhenførbarhed?

Det er oplysninger som – alene eller i kombination med andre oplysninger – kan bruges til at identificere en bestemt person.

  • Navn
  • Adresse
  • Personnumre
  • (Eller oplysninger om økonomi, skat, gæld, væsentlige sociale problemer, andre rent private forhold, sygedage, tjenstlige forhold, familieforhold, bolig, bil, eksamen, ansøgning, CV, ansættelsesdato og -stilling, arbejdsområde og arbejdstelefon.)

Hvad er personfølsomme oplysninger?

Følsomme personoplysninger er udtrykkelig afgrænset i databeskyttelsesforordningen, og adgangen til at behandle sådanne oplysninger er snævrere end ved almindelige personoplysninger.

  • Race og etnisk oprindelse
  • Politisk overbevisning
  • Religiøs eller filosofisk overbevisning
  • Fagforeningsmæssige tilhørsforhold
  • Genetiske data
  • Biometriske data med henblik på entydig identifikation
  • Helbredsoplysninger
  • Seksuelle forhold eller seksuel orientering

Kun de oplysninger, der er nævnt ovenfor, er følsomme personoplysninger.

Fortrolige oplysninger og strafbare forhold

CPR-nummer er en fortrolig oplysning, og ellers vil jeg henvise hertil hvis i skulle komme i tvivl.
https://www.datatilsynet.dk/generelt-om-databeskyttelse/hvad-er-personoplysninger

Interne mails, dvs. mails mellem to adresser, der begge slutter på @ungterapi.dk er automatisk krypterede, så der behøver du ikke gøre noget.

Sådan gør du hvis du skal kryptere en mail som sendes ud af huset:

Metode 1 – Kryptér med fælles, ikke alment kendt viden

  • Skriv beskeden i ProtonMails webbrowser eller ProtonMail-appen.
  • Før du sender, tryk på hængelås-ikonet (Nederst til venstre på computer, nederst på mobilapp)
  • Vælg beskedadgangskode og evt. adgangskodetip. Hvis der skal sendes personfølsomme oplysninger til en klient kunne adgangskoden være en fælles, men ikke alment kendt viden som både psykolog og klient har, fx fortrolig viden som er opnået gennem terapien.
  • Vær opmærksom på, at en krypteret email udløber 28 dage efter afsendelse af e-mailen (ikke efter åbning). Det kan forkortes – men ikke forlænges – ved at trykke på timeglas-ikonet.

Metode 2 – Send kode til afkryptering gennem Signal

  • Download appen Signal til din egen mobiltelefon. Det er en besked-app med automatisk kryptering.
  • Tag kontakt til modtageren på SMS og sørg for at modtager også har Signal-appen.
  • Skriv din besked i ProtonMails webbrowser eller ProtonMail-appen.
  • Før du sender, tryk på hængelås-ikonet (Nederst til venstre på computer, nederst på mobilapp)
  • Vælg et svært password i ProtonMail og evt adgangskodetip
    • Send samme password til modtageren – men gennem Signal-appen.
    • Modtager kan nu bruge password sendt i Signal til at afkryptere email sendt fra Protonmail.
  • På den måde bliver de personfølsomme informationer sendt krypteret i Protonmail, mens nøglen til at bryde krypteringen også sendes krypteret men i Signal.
  • Vær opmærksom på: En krypteret e-mail udløber 28 dage efter AFSENDELSE (ikke efter åbning). Denne tidsperiode kan forkortes – men ikke forlænges – ved at trykke på timeglas-ikonet.

Læs mere om ProtonMail Secure Message: https://protonmail.com/support/knowledge-base/securemessages/
Læs Protonmails egen instruktion: Sådan krypterer du Emails til ikke-protonmailmodtagere: https://protonmail.com/support/knowledge-base/encrypt-for-outside-users/

Hvad er personhenførbarhed?

Det er oplysninger som – alene eller i kombination med andre oplysninger – kan bruges til at identificere en bestemt person.

  • Navn
  • Adresse
  • Personnumre
  • (Eller oplysninger om økonomi, skat, gæld, væsentlige sociale problemer, andre rent private forhold, sygedage, tjenstlige forhold, familieforhold, bolig, bil, eksamen, ansøgning, CV, ansættelsesdato og -stilling, arbejdsområde og arbejdstelefon.)

Hvad er personfølsomme oplysninger?

Følsomme personoplysninger er udtrykkelig afgrænset i databeskyttelsesforordningen, og adgangen til at behandle sådanne oplysninger er snævrere end ved almindelige personoplysninger.

  • Race og etnisk oprindelse
  • Politisk overbevisning
  • Religiøs eller filosofisk overbevisning
  • Fagforeningsmæssige tilhørsforhold
  • Genetiske data
  • Biometriske data med henblik på entydig identifikation
  • Helbredsoplysninger
  • Seksuelle forhold eller seksuel orientering

Kun de oplysninger, der er nævnt ovenfor, er følsomme personoplysninger.

Fortrolige oplysninger og strafbare forhold

CPR-nummer er en fortrolig oplysning, og ellers vil jeg henvise hertil hvis i skulle komme i tvivl.
https://www.datatilsynet.dk/generelt-om-databeskyttelse/hvad-er-personoplysninger

Samtykke-erklæringer og klientoplysning

Ved opstart af et terapiforløb eller andre services i UngTerapi vil der ikke blive bedt om en samtykkeerklæring for at få lov til at behandle klientens alm. oplysninger og sundhedsoplysninger, da disse hører ind under bestemmelserne for nødvendige oplysninger for at kunne udføre arbejdet.

Ved første samtale skal klienten tilbydes en folder med informationer om UngTerapis databehandlerprocedure, og rettigheder over egen data. Denne gennemgås så vidt muligt.

Indhentning af samtykke til unge under 18 år

Ja. Der skal indhentes samtykke hvis den unge er under 18 år.

Det gør forældrene her: https://ungterapi.dk/samtykke/

Der skal indhentes ét samtykke, hvis forældrene er gift eller hvis den ene har fuld forældremyndighed. Der skal indhentes to samtykker, hvis de IKKE er gift.

Sekretærerne kan hjælpe med at sende en SMS fra Onlinebooq til klientens telefon, hvor vi beder om at forældrene samtykker via linket.

Vurderer psykologen, at det kan være skadeligt for den unge, at der indhentes samtykker, er et samtykke ikke nødvendigt, såfremt årsagen til dette noteres i journalen. Se afsnittet om etik og jura for mere info.

Alle samarbejdspartnere for UngTerapi skal give skriftligt samtykke til, at deres navn, billede og profiltekst må optræde i forbindelse med markedsføringen af UngTerapi.

Derudover, skal der gives et skriftligt samtykke til, at kontaktoplysninger (UngTerapi.dk-mail og telefonnummer) må videreformidles til klienterne. Det er for at klienterne kan tage direkte kontakt i forbindelse med fx aflysninger eller omrokering af aftaler.

Vi behandler personfølsomme oplysninger, og bliver derfor nød til at holde en høj sikkerhedsstandard.

Det betyder at dine passwords til Onlinebooq, Protonmail og når du sender krypterede oplysninger (og evt andre steder) skal opfylde alle disse krav:

  • Mindst 12 tegn
  • Store og små bogstaver, samt specialtegn skal indgå
  • Passwords må ikke genbruges på tværs af platforme
  • Alle passwords er personlige og må ikke videregives internt eller være ens.
  • Det må ikke være muligt for irrelevante personer, at få adgang til klienternes personfølsomme oplysninger, bl.a. Gennem fælles computere eller telefoner. Fælles computeradgang bør derfor begrænses.
  • Hver psykolog foretager løbende en risikovurdering ift. Egne passwords og andre adgange til personfølsomme oplysninger (gennem tlf. Eller computer). Vurderes det, at der er forhøjet risiko for databrud, skal dette straks sikres.

Vi anbefaler at man bruger en password manager, som fx Dashlane eller 1password.

Klienternes personfølsomme oplysninger udveksles kun med andre psykologer i UngTerapi, såfremt klienten har givet samtykke til dette og at udvekslingen er en nødvendighed. Se også afsnittet om jura.

Kommer det freelancers eller medarbejdere hos UngTerapi til kende, at der er opstået et databrud, skal Oscar Vain Gilbert straks informeres, [email protected], Tlf. 40 81 71 27.

Herfra vurderes omfanget af databruddet, og hvorvidt det er nødvendigt at informere de involverede personer.

Datatilsynet underrettes tillige inden for 72 timer.

Persondatalovgivningen er et juridisk felt med mange gråzoner og komplekse spørgsmål.

Kontakt Oscar ([email protected], tlf. 40 81 71 27) hvis du mangler svar på mere specifikke problemstillinger eller noget der rækker ud over denne guide.

^ Spring til toppen

Viderehenvisninger

Alkohol

TUBA (www.tuba.dk)
Dansk Misbrugsbehandling (https://www.danskmisbrugsbehandling.dk/alkoholmisbrug/)
Alkoholbehandlingen (https://alkoholbehandlinger.dk/)
Brydehuset (https://brydehuset.dk/behandling/)

Stoffer

Stofrådgivningen (https://stofraadgivningen.novavi.dk/kontakt/)
Brydehuset (https://brydehuset.dk/behandling/)
Dansk Misbrugsbehandling (https://danskmisbrugsbehandling.dk/stofmisbrug/ )

Ludomani

Center for Ludomani (https://ludomani.dk/)
Dansk Misbrugsbehandling (https://danskmisbrugsbehandling.dk/ludomani/)
Ludomaniforeningen (https://ludomaniforeningen.dk/faa-hjaelp/)

Seksuelle overgreb

Center for Seksuelt Misbrugte (https://csm-danmark.dk/)
Offerrådgivningen (https://www.offerraadgivning.dk/)
Center for Voldtægtsofre (https://www.voldtaegt.dk/)
Landsforeningen Spor (http://landsforeningen-spor.dk/)

Vold

Januscentret (http://januscentret.dk/?page_id=440)
Vold Dialog Mod Vold (http://dialogmodvold.dk/)
Lev Uden Vold (https://levudenvold.dk/)
Danner (https://danner.dk/)
Hjælp Voldsofre (http://www.voldsofre.dk/)

Selvmord

Livslinjen (https://www.livslinien.dk/)
Sanct Nicolai Tjenesten (https://kirkenskorshaer.dk/sctnicolaitjenesten)
Startlinjen (https://startlinjen.dk/)
Forebyg Selvmord (https://forebygselvmord.dk/)

Selvskade

LMSOS (https://lmsos.dk/)

Autisme

Center for Autisme (https://www.centerforautisme.dk)
Autismeforeningen (https://www.autismeforening.dk/)

Spiseforstyrrelse

LMSOS (https://lmsos.dk)
Klinik for Spiseforstyrrelser (https://klinikforspiseforstyrrelser.dk/)

ADHD

ADHD Foreningen (https://adhd.dk/)

Angst

Angstforeningen (https://angstforeningen.dk)

Depression

Depressionsforeningen (https://depressionsforeningen.dk/)

^ Spring til toppen

Hjemmeside

Kun for medarbejdere i administrationen

Hvordan retter jeg profilsidernes rækkefølge?

Det her gælder KUN hvis du skal rette en intern rækkefølge mellem psykologer, som allerede er ledige. Hvis der er nogen som skifter fra fx venteliste til ledige tider, så skal du se spørgsmålet: Hvordan ændrer jeg kalenderstatus på en psykolog?

Når du har et login til hjemmesiden, skal du logge ind her: https://ungterapi.dk/wp-admin/

Gå til Portfolio -> Portfolio

1 – Tryk Lynrediger 

2 – Ret rækkefølge – Gem

Rækkefølgen skal være sådan her:

  • Ledige tider: 1 – 49. Den øverste skal have nr. 1, nummer 2 skal have 2 osv.
  • Venteliste: 50 
  • Venteliste til studenterklinik: 51
  • Modtager ikke nye klienter pt.: 60
  • Barsel: 70
  • Administration/sekretær uden kalender: 80

3 – Tjek at det ser rigtigt ud:

Følg dette link: Her skal rækkefølgen være den rigtige når filteret Alle er sat til: https://ungterapi.dk/om/titel/

Hvordan ændrer jeg kalenderstatus på en psykolog?

Hvis du også har behov for at ændre kalenderstatus på en psykolog, skal du rette tre steder. Det er fx når en psykolog som går fra ledige tider til venteliste.

1 – Vælg Portfolio -> Portfolio -> Find den rette psykolog -> Rediger

2 – Find Portfolio Categories (til højre). Der er fem kalender-kategorier. Vælg hvilken kategori (kun én), du ønsker at psykologen dukker op på i filtreringen på siden. Bemærk at Gratis forsamtaler både er at finde i Porfolio Categories og Portfolio Skills. Er der gratis forsamtaler, skal den være tjekket af begge steder. Er der ikke, skal den være aftjekket begge steder.

3 – Vælg rækkefølge:

Rækkefølgen skal være sådan her:

  • Ledige tider: 1 – 49. Den øverste skal have nr. 1, nummer 2 skal have 2 osv.
  • Venteliste: 50 
  • Venteliste til studenterklinik: 51
  • Modtager ikke nye klienter pt.: 60
  • Barsel: 70
  • Administration/sekretær uden kalender: 80

4 – Ret i Egne felter -> Kalenderstatus

Når du ændrer her, ændres layoutet på profilsiden meget, der kommer fx den korrekte knap øverst på profilen.

Du må kun vælge en af disse muligheder – Den kursive tekst SKAL fremgå (da det er den, som aktiverer ændringen)

  • Ledige tider
  • Venteliste
  • Modtager ikke nye klienter
  • Gratis forsamtaler
  • Barsel
    • OBS: Der aktiveres kun barselskategorien på forsiden hvis der står Barsel og intet andet.
    • Derfor kan man kombinere Ledige tider og fremtidig barsel ved at skrive sådan her:
    • Ledige tider < br > Går på barsel d. 1. juli 2023 (Vælg selv dato) OBS: der skal ikke være mellemrum i koden der laver linjeskift: < br >
    • I ovenstående eksempel aktiverer den kursive tekst Ledige tider at der kan bookes. < br > (uden mellemrum) laver et linjeskift. Så skriver du i fritekst hvilken dato psykologen går på barsel.

5 – Opdater siden, så ændringerne gemmes.

Hvordan ændrer jeg andre ting på profilsiden?

Man kan ændre i Profilteksten, Filtreringen og i Egne Felter. Filtrering og Egne felter skal ofte kombineres.

Profiltekst

Det ændrer i boksen Beskrivelse på forsiden. Husk at opdatere efter dine ændringer.

Filtrering

Der er tre dimensioner af filtre ude i højre side. Filtreringen bestemmer hvor profilsiden dukker op andre steder på hjemmesiden. Husk at opdatere efter dine ændringer.

  1. Portfolio Categories
    1. Kalenderstatus – Vælg mellem Ledige tider, Venteliste, Modtager ikke nye klienter pt. og Barsel. Fravælg alle bokse for folk, som ikke har samtaler. Vælg kun én. Ændrer du her, SKAL du også ændre både rækkefølge under boksen Indlægsattibutter samt i feltet Kalenderstatus under Egne Felter. Se spørgsmålet Hvordan ændrer jeg kalenderstatus på en psykolog?
    2. (Job)Titel – Vælg mellem Autoriseret psykolog, Leder, Sekretær, Stifter, Studenterterapeut. Man kan godt vælge flere, fx Sekretær + Studenterterapeut. Ændrer du her, SKAL du også ændre i feltet Titel under Egne Felter.
    3. Afdeling – Vælg mellem København, Aarhus, Aalborg, Hillerød, Studenterklinik. Kommer der flere til, vil de fremgå. Ændrer du her, SKAL du også ændre i feltet By (og evt. Adresse) under Egne Felter.
  2. Portfolio Skills
    1. Køn – Vælg Terapi hos mandlig psykolog eller Terapi hos kvindelig psykolog. Du skal også ændre i feltet Køn under Egne felter. Medarbejdere som ikke har nogen samtaler, skal ikke være tjekket af her.
    2. Sprog – Vælg de relevante sprog. Du skal også ændre feltet sprog under egne felter. Skriv < br > (uden mellemrum) mellem hvert sprog for at lave linjeskift.
    3. Ydelser – Vælg de relevante ydelser. Vær opmærksom på at studenterklinikken har egne ydelser. Ændrer du her, behøver du ikke at ændre andre steder på hjemmesiden, medmindre det drejer sig om en psykolog som er blevet autoriseret. Så skal der tilvælges Tilskud fra “danmark”, og der skal også oprettes et felt under Egne felter med navnet Tilskud og Værdien: Tilskud fra “danmark”
  3. Portfolio Tags
    1. Her vælger du de emner, som psykologerne hjælper med. Kan ses i vores ark Psykolog Emner. Nye psykologer kan også udfylde denne formular: https://forms.gle/EThdAjJP8m3ZjLTXA

Egne felter

Ændringer i felterne ændrer hvad der fremgår på profilsiden. Husk at opdatere efter dine ændringer.

Følgende felter er simple og ændrer kun noget i boksen Fakta og øverst ved billedet:

  • Adresse – Indsæt linjeskift undervejs – skriv følgende (uden mellemrum): < br >
  • By
  • Erfaring– Indsæt linjeskift undervejs – skriv følgende (uden mellemrum): < br >
  • Fødeår
  • Køn
  • Metoder – Indsæt linjeskift undervejs – skriv følgende (uden mellemrum): < br >
  • Sprog – Indsæt linjeskift undervejs – skriv følgende (uden mellemrum): < br >
  • Tilskud – Kun autoriserede psykologer skal have dette felt. Det skal have værdien: Tilskud fra “danmark”
  • Titel – Her kan der godt være flere og evt linjeskift.
  • Uddannelsessted

Følgende felter laver større ændringer:

  • Pressekontakt: Der kommer en ny boks øverst, hvis der oprettes et felt med Navnet Pressekontakt og Værdi: Ja
  • Klientudtalelser: Der kommer en ny boks nederst (Midt i på mobil), hvis der oprettes et felt med Navnet Klientudtalelser og Værdi: [Skriv udtalelserne ind her som HTML]
  • Kalenderstatus: Der ændres meget på siden når kalenderstatus ændres under egne felter. Knapper, ventelisteformular og andre ting, som passer til den relevante kalenderstatus kommer. Læs hvordan du gør under spørgsmålet “Hvordan ændrer jeg kalenderstatus på en psykolog”.

Hvad gør jeg i forhold til Gratis forsamtaler?

Hvis en psykolog ønsker at udbyde/fjerne gratis forsamtaler, skal der ændres følgende:

  1. Portfolio Categories – Her tjekkes Gratis forsamtaler af (Og fjernes hvis man ikke længere tilbyder det). Denne ændring ændrer i filteret.
  2. Portfolio Skills – Her tjekkes Gratis forsamtaler også af (Og fjernes hvis man ikke længere tilbyder det). Denne ændring ændrer i filteret.
  3. Egne felter – Hvis der ikke allerede er et felt med navnet Gratis forsamtale, skal det oprettes. Værdien skal være Ja. (Eller Nej hvis man ikke længere tilbyder det) – Denne ændring laver ændringer på selve profilsiden.
  4. Gem profilsiden og tjek at det ser rigtigt ud både på profilsiden og i filteret (Fx på forsiden).

OBS: Hvis den ændring du vil lave, gør at 1) den sidste psykolog som tilbyder gratis forsamtaler stopper med det eller 2) At vi nu igen tilbyder gratis forsamtaler efter en periode hvor vi ikke har tilbudt det, så er der lige et par ekstra ting der skal fixes på denne side: https://ungterapi.dk/gratis-forsamtale/. Skriv til Oscar, så gør jeg det!

^ Spring til toppen

Kontaktoplysninger

Kan findes på denne side.

^ Spring til toppen

Kan du ikke finde svar på dit spørgsmål?

Tjek opgavefordelingen i administrationen for at finde den rigtige at gå til:

Opgavefordelingen i administrationen

Majas opgaver: ([email protected])

  • Leder af UngTerapi, herunder konceptudvikling og videreudvikling af UngTerapi
  • Supervision af ikke-autoriserede psykologer
  • Kurser
  • Ansvar for kontakt til DP og Sygesikring Danmark
  • Forfatte tekster til hjemmesiden
  • Sparring ifht komplekse sager som underretning, selvmordsrisiko mv.
  • Pressekontakt
  • Kvalitetssikring af terapiforløb

Lailas opgaver: ([email protected])

  • Leder af UngTerapi, herunder konceptudvikling og videreudvikling af UngTerapi
  • Rekruttering (i samarbejde med Maja)
  • HR, trivsel og samtaler
  • Oprettelse af psykologer i Onlinebooq
  • Åbne/lukke kalendre + ændring af arbejdstider
  • Oplæring af fastansatte psykologer
  • Syge- og feriemelding for fastansætte psykologer
  • Kurser
  • Overblik over samarbejdsaftaler, klienttal mm.
  • Kvalitetssikring af terapiforløb
  • Tilpasning af niveauet for markedsføring og behov for rekruttering

Amandas opgaver: ([email protected])

  • Sekretæropgaver
    • Passe klinikkens telefon og email
    • Visitation af nye klienter
    • Indkøb til klinikken i København
    • Kontakt til klienter ved gebyr, ændringer, køb mm.
    • Hjælpe psykologer med betalinger, fakturaer mv.
  • Tilføje nye psykologer til maillisten samt tilføje faste møder mm. til deres kalender
  • Ansvar for ventelisten
    • Kontakte klienter på ventelisten ifht. dato for seneste kontakt
  • Oplæring af freelancepsykologer

Kirstines opgaver: ([email protected])

  • Sekretæropgaver
    • Passe klinikkens telefon og email
    • Visitation af nye klienter
    • Indkøb til klinikken i København
    • Kontakt til klienter ved gebyr, ændringer, køb mm.
    • Hjælpe psykologer med betalinger, fakturaer mv.
  • Instagram og Facebook
  • Opdatering af telefonliste, fødselsdagsliste
  • Ansvar for at der indsamles og købes fødselsdagsgaver på Kvægtorvsgade
  • Oprettelse af skabeloner + standard-beskeder i Onlinebooq
  • Tjekke op på opgavefordelingen på klinikken på Kvægtorvsgade

Emmas opgaver: ([email protected])

  • Sekretæropgaver
    • Passe klinikkens telefon og email
    • Visitation af nye klienter
    • Indkøb til klinikken i København
    • Kontakt til klienter ved gebyr, ændringer, køb mm.
    • Hjælpe psykologer med betalinger, fakturaer mv.

Oscars opgaver: ([email protected])

  • Hjemmeside – Primært ansvarlig (Vigtigt: Informér sekretærer og Laila ved ændringer)
  • Statistik
  • Kontrakter
  • Markedsføring
  • GDPR
  • Økonomi generelt – Det meste er dog Victor som tager sig af daglige økonomi-opgaver.
  • Kvægtorvsgade generelt:
    • Lokaleplan
    • Fremvisninger
    • Kontakt til eksterne lejere
    • Håndværksopgaver
    • Kontakt til håndværkere

Victors opgaver: ([email protected])

  • Godkendelse af regninger og fakturaer fra freelancepsykologer. Gøre klar til betaling
  • Lønudbetaling til fastansatte og timelønnede
  • Tjek af betalinger på bankkonto
  • Tilbagebetalinger godkendes og klargøres til betaling
  • Fakturering for lokaleleje på Kvægtorvsgade
  • Bogføring, budget og resultatopfølgning
  • Fakturering af forsikringsselskaber, gymnasier og andre organisationer (Ikke privatbetalere)

Jonas’ opgaver: ([email protected])

  • Hjemmeside – Mindre opgaver (Vigtigt: Informér Anna, Amanda, Kirstine og Laila ved ændringer)
  • Markedsføring – Mindre opgaver

Hvis du allerede  har forsøgt at finde svar i manualen, men ikke kunne finde svar på dit spørgsmål, så udfyld nedenstående formular.

Dit spørgsmål sendes til Oscar, vi opdaterer denne side og skriver til dig med svaret. Tak!

Indsend dit spørgsmål her

^ Spring til toppen